روش وصول و ضبط خلاصه معاملات و فسخ نامه های املاک جاری

خلاصه معامله املاک جاری که در دفاتر اسناد رسمی مورد معامله قرار می گیرد و نیز فسخ نامه های مربوط به اسناد رهنی و وثقیه املاک مذکور بایستی به اداره ثبت محل وقوع ملک ارسال گردد.

بدین ترتیب که دفترخانه تنظیم کننده سند خلاصه معامله و یا فسخ نامه را با لاشه سند به دفتر اداره ثبت محل وقوع ملک تسلیم و رسید اخذ می دارد.

سپس مسئول اداره دستور ثبت آنها را در دفتر اندیکاتور صادر و جهت پیوست شدن به پرونده های مربوطه به بایگانی ارجاع می نماید.

خلاصه معاملات و فسخ نامه ها پس از ثبت در دفر اندیکاتور به بایگانی ارسال می گردد.

متصدی بایگانی فسخ نامه ها راهراه با لاشه سند در پرونده های مربوطه ضبط ولی خلاصه معاملات را همراه با پرونده ثبتی آن جهت بررسی به حسابداری می فرستد.

متصدی حسابداری با توجه به پاسخ استعلام مربوطه موجود در پرونده خلاصه معامله را از نظر وصول و ارسال بقایای ثبتی متعلقه کنترل و در صورتیکه اشکالی ملاحظه ننماید مراتب را تایید و پرونده را به بایگانی اعاده می دهد.
 

روش تهیه پاسخ استعلام املاک جاری

دفاتر اسناد رسمی مکلف هستند هنگام انجام هرگونه معامله نسبت املاک جاری قبلاً جریان ثبتی آنها را از اداره ثبت محل وقوع ملک استعلام نمایند هم چنین پاره ای از دستگاههای اجرائی ذیربط و یا مراجع قضائی صالحه نیز در مواقع ضروری و لازم مجاز به استعلام جریان ثبتی املاک جاری هستند که روش تهیه پاسخ استعلام املاک جاری به شرح زیر است.

استعلام پس از ارائه به ثبت حسب دستور مسئول اداره ثبت دفتر اندیکاتور شده و برای ضمیمه شدن به پرونده و همچنین اقدام لازم به ترتیب به بایگانی و یکی از نمایندگان ثبت ارجاع می گردد.

استعلام پس از ثبت در دفتر اندیکاتور به بایگانی ارسال و پس از ضمینه شدن به پرونده جهت اقدام نزد نماینده مربوطه ارسال می شود.

نماینده ثبت پرونده را بررسی و پاسخ لازم را بنحوی که بیانگر جریان کامل ملک بشرح پرونده ثبتی باشد تهیه می نماید.

سپس متصدی دفتر بازداشتی آن را از نظر عدم بازداشت گواهی و چنانچه مرجع استعلام کننده دفترخانه اسناد رسمی باشد پرونده را برای تعیین میزان بدهی ملک به حسابداری ارسال می دارد.

متصدی حسابداری پرونده را بررسی و با توجه به وجوهی که قبلاً بابت بقایای ثبتی ملک وصول شده حقوق دولتی متعلقه را تعیین و در پاسخ استعلام قید و مراتب را گواهی و سپس آن را برای امضاء نزد مسئول مربوطه می فرستد.

مسئول اداره یا صاحب امضاء مجاز از ناحیه او پس از بررسی پاسخ استعلام را امضاء می نماید.

پاسخ استعلام پس زا درج شماره بر آن وسیله دفتر اندیکاتور به مرجع استعلام کننده ارسال و پرونده جهت ضبط در ردیف خود به بایگانی ارسال می شود.
 

روش بازداشت املاک ثبت شده حسب تقاضای مراجع صلاحیتدار

املاک ثبت شده حسب تقاضای مراجع قضائی صالحه از قبیل محاکم و دادسراهای عمومی و انقلاب و شعب بازرسی و اجرای ثبت و دادگستری قابل بازداشت می باشند که روش عملی آن به شرح زیر است:

تقاضای بازداشت پس از ارائه به ثبت محل وقوع ملک حسب دستور مسئول اداره ثبت دفتر اندیکاتور شده سپس برای ضمیمه شدن به پرونده و اقدام به ترتیب به بایگانی و دفتر بازداشتی و پاسخ استعلامات ارجاع می گردد.

متصدی دفتر تقاضای بازداشت را در دفتر اندیکاتور ثبت و آن را به بایگانی ارسال و در آنجا پس از ضمیمه شدن به پرونده بازداشتی و پاسخ به استعلامات اعاده می گردد.

متصدی دفتر بازداشتی و پاسخ به استعلامات با ملاحظه پرونده ثبتی و ثبت دفتر املاک پس از احراز مالکیت مالک پاسخ لازم را که معمولاً بصورت فرم می باشد تهیه و مراتب بازداشت را در ثبت دفتر املاک مربوطه و پیش نویس سند مالکیت اخبار و قید و پیش نویس را به مهر بازداشت شد ممهور و موضوع بازداشت را در سند مالکیت نیز در صورت ارائه ثبت نموده سپس مراتب را در ردیف مربوطه به دفتر بازداشتی قید و شماره ردیف دفتر مذکور را در نامه بازداشتی درج می نماید.

در این نامه که عنوان مرجع در خواست کننده بازداشت تهیه می شود بایستی ضمن اشاره به شماره تقاضا نامه بازداشت مشخصات کامل ملک و مالک و همچنین میزان مبلغ یا موضوعی که ملک در ازاء آن بازداشت شده قید می گردد.

نامه پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره آن وسیله متصدی دفتر اندیکاتور همراه با اصل سند در صورت ارائه به مرجع تقاضا کننده اعاده و پرونده جهت ضبط در ردیف خود به بایگانی برگشت می شود.


 

روش بازداشت املاک جاری (ثبت نشده) از مراجع صلاحیتدار

املاک جاری به املاکی طالاق می شود که ثبت دفتر املاک نشده اند یا به عبارت دیگر برای آنها سند مالکیت صادر نشده است این قبیل املاک نیز حسب در خواست اجرای ثبت و یا مراجع صلاحیت دار دیگر که معمولاً مراجع مختلف قضائی ار قبیل دادسراها ی عمومی و انقلاب یا محاکم و بازپرسی ها هستند قابل بازداشت می باشند.

پس از وصول دستور بازداشت که باید حاوی مشخصات ملک اعم از شماره ملک و نام مالک بوده وممهور به مهر مرجع تقاضا کننده باشد نامه را متصدی دفتر حسب دستور مسئول اداره ثبت دفتر اندیکاتور می نماید سپس آن را به بایگانی ارسال میدارد تا پرونده ثبتی مربوطه را ضمیمه نمایند.

در بایگانی پرونده ثبتی مربوطه از ردیف خود استخراج و همراه با نامه برای اقدام به دفتر بازداشتی و پاسخ به استعلامات ارسال می گردد. در دفتر بازداشتی که در اغلب واحدهای ثبتی در شعبه دفتر املاک مستقر می باشد متصدی مربوطه بایستی پرونده رابررسی و چنانچه ملک در بازداشت مرجع دیگری نباشد و یا در رهن و وثیقه بانک یا شخص یا دستگاهی قرار نگرفته باشد متعلق به فرد اعلام شده مورد نظر باشد اقدام به تهیه نامه بازداشتی نماید. در نامه مذکور که عنوان مرجع درخواست کننده تهیه می شود مشخصات کامل ملک اعم از شماره و محل وقوع آن و نیز نام مالک بایستی قید شود و ملک در قبال موضوع و یا مبلغی که مرجع در خواست کننده اعلام داشته بازداشت می شود و سپس مراتب بازداشت در دفتر بازداشتی مرقوم می گرددآنگاه دستور بازداشت در اظهارنامه قید و اظهار نامه به مهر بازداشت شده ممهور می شود.

در صورتیکه ملک مورد معامله واقع شده باشد مهر بازداشت شده روی خلاصه معامله هم زده می شود. نامه پس از امضاء مسئول اداره از دفتر اندیکاتور در مقابل همان شماره ای که تقاضا ورود ثبت شده خارج و به مرجع مربوطه ارسال می شود و پیش نویس آن در پرونده ضبط و پرونده جهت ضبط در ردیف مربوطه به بایگانی ارسال می گردد.

بدیهی است در صورتیکه اصل ملک قبلاً در بازداشت مرجع دیگری یا در رهن و وثیقه قرار گرفته باشد بایستی قبل از مبادرت به بازداشت مراتب به مرجع تقاضا کننده اعلام گردد تا در صورتیکه با توجه به موارد اعلامی موافق با بازداشت ملک باشند پس از اخذ نظریه موافق مازاد اول ملک به شرح فوق بازداشت می گردد.

قابل ذکر است که بازداشت املاک مشاع نیز بشرحیکه توضیح داده شد بلا اشکال است.
 

روش بازداشت سرقفلی و منافع ملک

سر قفلی یا منافع ملک عبارت از حقوقی هستند که ممکن است متعلق به مالک ملک باشد یا دیگری و این قبیل منافع که مالک آنها را به موجب سند رسمی به دیگری واگذار می نماید معمولاً به املاکی تعلق دارند که حالت تجاری را دارا می باشند.

این قبیل حقوق نیز حسب درخواست مراجع صلاحیت دار بشرحیکه در گذشته از آنها نام برده شد قابل بازداشت می باشند. بدین ترتیب که پس از وصول تقاضای بازداشت نامه حسب دستور مسئول اداره در دفتر اندیکاتور ثبت می شود سپس به بایگانی ارسال می گردد تا پرونده مربوطه را ضمیمه نمایند در بایگانی پرونده از ردیف مربوطه استخراج و به ضمیمه نامه جهت اقدام به دفتر بازداشتی و پاسخ به استعلامات ارسال می گردد. در این شعبه متصدی مربوطه پرونده را بررسی و چنانچه ملک و منافع آن در بازداشت مرجع دیگری نباشد و در رهن و وثیقه بانک یا شخص یا دستگاهی قرار نگرفته و متعلق به فرد مورد نظر باشد اقدام به تهیه نامه بازداشتی می نماید.

در نامه مذکور که عنوان مرجع تقاضا کننده تهیه می شود مشخصات کامل اعم از شماره ملک و محل وقوع آن و درصورتیکه دارای سند مالکیت باشد شماره ثبت و صفحه آن و نیز نام مالک و مشخصات کسی که سر قفلی یا منافع به او تعلق دارد بایستی قید شود و سرقفلی یا منافع در قبال موضوع یا مبلغی که مرجع در خواست کننده اعلام داشته بازداشت و سپس مراتب در دفتر بازداشتی که شرح وچگونگی آن قبلاً گفته شد قید و شماره ردیف مذکور در نامه مرقوم و نیز چنانچه نسبت به ملک سند مالکیت صادر شده باشد مراتب بازداشت در ستون ملاحظات ثبت دفتر املاک مربوطه قید و سپس بخشنامه ای که در آن موضوع بازداشت منافع یا سرقفلی بطور مشروح نوشته می شود عنوان دفاتر اسناد رسمی تهیه می گردد. آنگاه نامه و بخشنامه پس از امضاء مسئول اداره از دفتر اندیکاتور شماره خورده و خارج و نامه به مرجع تقاضا کننده و بخشنامه به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می گرددو پیش نویس نامه و بخشنامه همراه با پرونده جهت ضبط در ردیف مربوطه به بایگانی ارسال می شود.

 

روش رفع بازداشت املاک بازداشت شده

بدیهی است که حسب دستور مراجع صالحه بازداشت می شوند اعم از اینکه دارای سند مالکیت باشند یا نباشند حسب در خواست همان مراجع از آنان رفع بازداشت می گردد. بدین تریتب که پس از وصول دستور رفع بازداشت که معمولاً بایستی در جوف پاکت در بسته بوده و دارای مشخصات زیر باشد:

الف- ممهور به مهر مرجع تقاضا کننده باشد.

ب- اشاره به نامه قبلی که به موجب آن تقاضای بازداشت گردیده شده باشد.

ج-مشخصات کامل ملک اعم از شماره و محل وقوع آن و در صورتیکه ملک دارای سند مالکیت باشد شماره ثبت و صفحه آن قید شده باشد.

آنگاه نامه حسب دستور مسئول اداره ثبت دفتر اندیکاتور می گردد و برای ضمیمه نمودن پرونده مربوطه به بایگانی ارسال در آنجا پرونده امر استخراج و همراه با نامه جهت اقدام به دفتر بازداشتی و پاسخ به استعلامات ارسال می شود.

در شعبه مذکور متصدی مربوطه پس از بررسی و تطبیق مشخصات مندرج در نامه با سوابق پرونده و حصول اطمینان از صحت موضوع مبادرت به تهیه نامه رفع بازداشت می نماید. در این نامه که می بایستی عنوان موضوع مرجع تقاضا کننده نوشته شود علاوه براشاره به شماره تقاضای رفع بازداشت به شماره نامه قبلی ثبت محل که به موجب آن ملک بازداشت شده نیز اشاره می گردد و مشخصات کامل ملک و مالک در آن قید می شود.

سپس اظهار نامه ملک به مهر رفع بازداشت ممهور و شماره تقاضای رفع بازداشت در مقابل مهر قید آنگاه مراتب رفع بازداشت در دفتر بازداشتی در مقابل همان ردیفی که ملک قبلاً بازداشت شده ثبت می گردد و در صورتیکه ملک دارای سند مالکیت باشد مراتب رفع بازداشت در ستون ملاحظات ثبت وصفحه مربوطه و پیش نویس سند مالکیت درج و چنانچه سند مالکیت نیز ارائه گردد اگر مراتب بازداشتی در آن مرقوم شده باشد رفع بازداشت نیز در آن قید و تمامی وارد فوق به امضاء مسئول مربوطه می رسد.

آنگاه نامه را مسئول مربوطه امضاء و متصدی دفتر اندیکاتور آن را در مقابل همان شماره ای که تقاضای رفع بازداشت را در دفتر ثبت نموده خارج و به مرجع تقاضاکننده ارسال می نماید سند مالکیت نیز بر فرض ارائه به مالک آن تسلیم می گردد.و در خاتمه پیش نویس نامه همراه با پرونده جهت ضبط در ردیف مربوطه به بایگانی ارسال می شود.
 

روش صدور سند مالکیت اعیانی

اعیان در اصطلاح ثبت به آنچه بر روی زمین ساخته می شود اطلاق می گردد گر چه از نظر حقوقی کلمه زمین خود دلالت بر عرصه و اعیان را می نماید ولی در ثبت مراد از اعیان مستحدثاتی است که روی ملک (زمین) بنا می گردد.

با این تعریف اگر فردی که نسبت به زمین مالکیت رسمی و قانونی دارد و ملک او در جریان ثبت باشد حق احداث اعیانی و در یافت سند مالکیت آن را به موجب سند رسمی به دیگری واگذار نماید دارنده حق اعیانی می تواند با مراجعه به اداره ثبت محلی که ملک در حوزه آْن واقع است تقاضای صدور سند مالکیت نسبت به اعیان احداثی خو را بنماید.

بدیهی است صدور سند مالکیت نسبت به اعیان احداثی متقاضی منوط به اتمام تشریفات قانونی و انقضاء مواعد اعتراض نسبت به اصل ملک (عرصه) و عدم وصول اعتراض نسبت به عرصه خواهد بود.(ماده104 مکرر آئین نامه قانون ثبت و بند 329 بخشنامه های ثبتی تا اول مهر1365 ).

متقاضی باید تقاضای خود مبنی بر صدور سند مالکیت اعیان را همراه با مدارک زیر به ثبت محل تسلیم دارد.

الف-اصل سندی که به موجب آن حق احداث اعیانی و در یافت سند اعیان رسماً به او واگذار شده .

ب-فتوکپی شناسنامه خود.

ج-مشخصات کامل و آدرس مجاورین و واگذار کننده حق اعیانی

رئیس ثبت تقاضا و ضمائم آن را بررسی و ضمن دستور ثبت تقاضا در اندیکاتور مراتب را به یکی از نمایندگان ارجاع می نماید.

پس از ثبت تقاضا در دفتر اندیکاتور متصدی دفتر آن را با ضمائم مربوطه اش به بایگانی ارسال میدارد تا پرونده ثبتی را ضمیمه نمایند.

در بایگانی پرونده امر از ردیف خود استخراج و همراه با تقاضا و ضمائم جهت اقدام بعدی نزذ نماینده تعیین شده ارسال می گردد.

نماینده پرونده را بررسی و پس از حصول اطمینان از عدم صدور سند مالکیت نسبت به اعیان در صورتیکه اشکالی برای ادامه عملیات ثبتی ملاحظه ننماید روز معاینه محل را تعیین و مراتب را طی اخطاری خطاب به مجاورین و واگذار کننده حق اعیانی و متقاضی اعلام مینماید. در این اخطار که خطاب به مجاورین و واگذار کننده حق اعیانی و متقاضی نوشته می شود در آن تصریح می گردد که در روز تعیین شده نسبت به اعیانی احداثی متقاضی تعیین حدود به عمل آمده و از نام بردگان دعوت می شود که در محل وقوع ملک یا اداره ثبت جهت عزیمت به محل حضور یابند و خاطر نشان می نماید که عدم حضور آنان مانع از انجام عملیات ثبتی نخواهد بود.

اخطارها پس از امضاء مسئول اداره از دفتر اندیکاتور شماره خورده و صادر می شود و جهت ابلاغ به افراد مذکور به مامور ابلاغ تسلیم می گردد و پرونده مربوطه همراه با سوابق تا برگشت اخطارهای ابلاغ شده و روز معاینه محل جهت ضبط به بایگانی ارسال می شود.

توضیح این که چنانچه مجاورین و واگذارکننده حق اعیانی و متقاضی و ملک خارج از حوزه شهری باشند اخطارها جهت ابلاغ به پاسگاه ژاندارمری مربوطه ارسال می شوند.

مامور ابلاغ موظف است در اسرع وقت اخطارها را به مخاطبین ، که شرح آنها گذشت ابلاغ نموده و نسخ رویت شده را با قید امضاء و گواهی لازم به مسئول اداره ارائه نماید و مسئول اداره پس از ملاحظه و حصول اطمینان از صحت ابلاغ اخطارها دستور ضبط آنها را در پرونده ثبتی مربوطه میدهد.

اخطارها جهت ضبط در پرونده به بایگانی ارسال می شود و در پرونده مربوطه ضبط می گردد. در روز تعیین حدود، متقاضی به ثبت مراجعه می نماید تا نماینده و نقشه بردار را به محل وقوع ملک ببرد بعد از مراجعه متقاضی پرونده جهت تعیین نماینده و نقشه بردار نزد رئیس اداره فرستاده می شود و رئیس ثبت با مراجعه به دفتر تعیین اوقات کار را به یکی از نمایندگان و نقشه برداران ارجاع می نماید تا در معیت متقاضی به محل وقوع ملک عزیمت نمایند بدیهی چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع 30 کیلومتر باشد متقاضی بایستی ماموریت و هزینه سفرنماینده و نقشه بردار را به میزان مدتی که از طرف رئیس ثبت تعیین می شود به حساب سپرده ثبت واریز نماید که در این صورت پرونده به حسابداری ارسال می شود و در آنجا فوق العاده ماموریت وهزینه سفر متعلقه محاسبه و فیش مربوطه صادر وبه متقاضی تسلیم می شود تا در بانک ملی که حساب سپرده ثبت در آن مفتوح است واریز نماید.پس از تودیع فوق العاده مذکور و ارائه فیش آن وسیله متقاضی نسخ لازم در پرونده امر ضبط و نماینده و نقشه بردار همراه با متقاضی به محل وقوع ملک عزیمت می نمایند.

پس از حضور در محل وقوع ملک متقاضی حدود ملک را معرفی و نماینده آن را با سوابق موجود در پرونده ثبتی و مندرجات سند واگذاری حق احداث اعیانی تطبیق و نقشه بردار حدود نقشه ملک را برداشت و اعیانی احداثی را به قیمت منطقه ای ارزیابی می نماید و به متقاضی وقت مراجعه بعدی را اعلام می دارند.سپس نماینده صورت جلسه تعیین حدود و پیش نویس سند مالکیت اعیان را تهیه وامضاء نموده وهمراه با نقشه ملک که وسیله نقشه بردار ترسیم و امضاء شده به ضمیمه برگ ارزیابی تنظیمی وسیله نقشه بردار و متقاضی طی گزارشی همراه با پرونده ثبتی مربوطه مراتب را به استحضار رئیس اداره می رساند.

ترتیب تنظیم صورت جلسه تعیین حدود و پیش نویس سند مالکیت اعیان بدین نحو است که نام و نام خانوادگی مالک اعیان و حدود و سایر مشخصات اصل ملک اعم از شماره پلاک فرعی و اصلی و محل وقوع آن با قید کلمه اعیانی درصورتجلسه تعیین حدود نوشته می شود و در پیش نویس سند مالکیت اعیان نیز علاوه بر قید مشخصات کامل مالک اعیانی حدود مشخصات اصل ملک و جریان پرونده ثبتی بطور خلاصه وچگونگی واگذاری حق احداث اعیانی به متقاضی و شماره سند مربوطه نوشته می شود و صورت جلسه تعیین حدود را نماینده و نقشه بردار و متقاضی تواماً و پیش نویس سند مالکیت را نماینده امضاء می نماید.

رئیس ثبت گزارش نماینده را ملاحظه و صورت جلسه تعیین حدود را بررسی و پیش نویس سند مالکیت را با پرونده کنترل نموده در صورتیکه اشکالی به نظرش نرسید دستور می دهد صورت جلسه تعیین حدود در دفتر اندیکاتور ثبت شود و حسابداری فوق العاده ماموریت و هزینه سفر نماینده و نفشه بردار را پرداخت نماید که پس از ثبت صورت جلسه تعیین حدود در دفتر اندیکاتور پرونده جهت پرداخت فوق العاده ماموریت و هزینه سفر نماینده و نقشه بردار به حسابداری ارسال می شود.

در حسابداری متصدی سند هزینه لازم را تنظیم و فوق العاده متعلقه را طی چکی که به امضاء صاحبان امضاء رسیده باشد به نماینده و نقشه بردار پرداخت می نماید.

در این مرحله پرونده همراه با سوابق جهت ضبط تا انقضاء زمان واخواهی به بایگانی ارسال می شود .بدیهی است چنانچه بین مجاورین اعیانی مورد اقدام با متقاضی اختلافی نباشد و مدعی و اعتراضی هم وجود نداشته باشد رعایت زمان واخواهی موردی نخواهد داشت وبعد از اینکه مسئول اداره پرونده را بررسی نمود پیش نویس سند مالکیت را امضاء و دستور ثبت آن را در دفتر املاک صادر می نماید.آنگاه پرونده به حسابداری ارسال می شود تا حقوق دولتی متعلقه محاسبه و فیش مربوطه تنظیم و به متقاضی تسلیم گردد.

متقاضی پس از پرداخت حقوقی دولتی متعلقه که عبارت از حق ثبت اعیانی و سایر حقوق دیگر و بهاء دفتر چه سند مالکیت می باشد نسخ فیش پرداختی را به حسابداری ارائه می نماید تا ضمیمه سابقه شود و سپس پرونده برای اقدامات بعدی به دفتر املاک ارسال می گردد.

در دفتراملاک چنانچه عرصه سابقه ثبت در دفتر املاک را داشته باشد مراتب احداث اعیانی در همان ثبت و صفحه عرصه با توضیح موضوع قید و ثبت می گردد و چنانچه عرصه ثبت دفتر املاک نشده باشد حدود و مشخصات اعیانی ملک برابر با صورت جلسه تعیین حدود و پیش نویس سند مالکیت به نام متقاضی در ثبت و صفحه جاری دفتر املاک ثبت و سپس سند مالکیت آن تحریر می شود .

بعد از انجام تشریفات یاد شده مسئول مربوطه ثبت دفتر املاک و سند مالکیت را امضاء مینماید سپس پرونده به بایگانی ارسال می شود تا سند مالکیت در قبال اخذ رسید به متقاضی تسلیم شود . در بایگانی سند مالکیت ابتدا نخ کشی و پلمپ می شود سپس در دفتر تسلیم اسناد ثبت می گردد آنگاه پس از احراز هویت متقاضی که معمولاً با ملاحضه شناسنامه او صورت می پذیرد سند مالکیت در قبال اخذ رسید در دفتر تسلیم سند و ستون ملاحظات پیش نویس سند مالکیت به او تسلیم می گردد.

در خاتمه پرونده در ردیف مربوطه در بایگانی ضبط می شود.
 

روش اجرای ماده 45 آئین نامه قانون ثبت

با تصویب طرح های هادی و جامع شهر ها و نیز در اثر توسعه و تعریض و ایجاد و احداث معابر و خیابانهای جدید بسیاری از املاک در مسیر معابر و خیابانهای جدیدالاحداث واقع و گاهی کل ملک و یا در بعضی از موارد قسمتی از آن در مسیر معابر مذکور واقع می گردند که در این هنگام ادارات ثبت حسب اطلاع خودشان یا اعلام شهرداری و یا مراجعه مالک موظف به اجرای ماده 45 آئین نامه قانون ثبت بشرح زیر می باشد:

الف- چنانچه کل ملک قبل از در خواست ثبت در اثر موارد یاد شده از بین برود پس از اطلاع واصله که بیکی از طرق فوق الذکر صورت می پذیرد بایستی از پس از رسیدگی موضوع و معاینه محل توسط نماینده و نقشه بردار و احراز واقعیت مراتب از بین رفتن ملک در دفتر توزیع اظهار نامه قید شود.

ب- چنانچه ملک ثبت و آگهی های نوبتی و تحدیدی آن منتشر و تحدید حدود هم شده باشد ولی سند مالکیت نسبت به آن صادر نشده باشد پس از معاینه محل و تنظیم صورت مجلس مراتب از بین رفتن ملک در اظهار نامه و صورت جلسه تحدیدی قید و به امضاء نماینده و نقشه بردار و مسئول اداره می رسد.

ج- چنانچه ملک ثبت دفتر املاک هم شده باشد پس از انجام معاینه محل و تنظیم صورت جلسه لازم مراتب از بین رفتن ملک در ستون ملاحظات دفتر املاک نیز قید و سند مالکیت هم در صورت ارائه اخذ و باطل و ضمیمه پرونده می شود.

د-در صورتیکه قسمتی از ملک در اثر اصلاحات از بین برود و ملک هم ثبت شده و تحدید حدود آن هم به عمل آمده باشد اعم از اینکه نسبت به آن سند مالکیت صادر شده یا نشده باشد متقاضی هم تقاضا نماید بدین ترتیب بایستی اقدام گردد:

پس از وصول در خواست کتبی مالک ضمن دستور ثبت تقاضا در دفتر اندیکاتور و تعیین وقت مراجعه بعدی و اعلام آن به متقاضی وسیله مسئول اداره موضوع برای اقدام به یکی از نمایندگان و نقشه برداران ارجاع می گردد.

تقاضا در دفتر اندیکاتور ثبت می شود و جهت ضمیمه نمودن به پرونده به بایگانی ارسال می گردددر بایگانی پرونده از ردیف مربوطه استخراج و همراه با تقاضا نزد نماینده و نقشه بردار تعیین شده ارسال می شود. نماینده پرونده را بررسی و در صورتیکه ملک داخل در محدوده شهر باشد نامه ای به شهرداری می نویسد که در آن ضمن توضیح موضوع نماینده ای جهت عزیمت به محل و حضور در روز مقرر از شهرداری در خواست می نماید و در نامه خاطر نشان می سازد که عدم مراجعه و حضور نماینده شهرداری مانع از انجام کار ثبت نخواهد بود.

بدیهی است در مورد املاکی که خارج از محدوده شهر هستند درخواست نماینده مراجع ذیربط از قبیل منابع طبیعی یا هیئت واگذاری زمین حسب مورد به شرح فوق انجام می شودو نیز چنانچه ملک خارج از شعاع 30 کیاومتر باشد متقاضی موظف به تودیع فوق العاده ماموریت و هزینه سفر نماینده و نقشه بردار به میزان مدتی که از طرف مسئول اداره تعیین می شود می باشد که می بایستی پرونده جهت محاسبه فوق العاده و هزینه سفر متعلقه به حسابداری ارسال شود و در آنجا متصدی حسابداری فوق العاده متعلقه را محاسبه و فیش مخصوص را تنظیم و به متقاضی تسلیم می دارد تا ضمیمه پرونده شود. سپس نماینده و نقشه بردار در روز مقرر به اتفاق نماینده مراجع ذیربط در صورت مراجعه به همراه متقاضی به محل وقوع ملک عزیمت می نمایند.

پس از حضور در محل ملک وسیله مالک معرفی و نماینده حدود را با پرونده ثبتی تطیبق و نقشه بردار کروکی وضع موجود را برداشت و تاریخ مراجعه بعدی را به متقاضی اعلام میدارد.

سپس در صورتیکه قسمتی از ملک در مسیر واقع و از بین رفته باشد حدود باقیمانده وسیله نقشه بردار ترسیم و صورت جلسه اصلاحی که نماینگر حدود جدید است وسیله نماینده تنظیم می گردد.

این صورت جلسه که نماینده آن را با عنوان صورت جلسه اصلاحی موضوع ماده 45 آئین نامه قانون ثبت تنظیم می نمایدمی بایستی دارای مشخصات زیر باشد:

ه- چگونگی از بین رفتن مقداری از ملک با ذکر علت بطور مشروح و مستدل در آن قید شود.

و- حدود اولیه ملک در آن مرقوم و سپس حدود جدید با توضیح لازم و چگونگی تغییر حاصله در وضعیت ملک در آن نوشته می شود .

ز- صورت جلسه به امضاء نماینده و نقشه بردار و نیز نمایندگان مراجع ذیربط در صورت حضور در جلسه برسد و نیز متقاضی آن را امضاء نماید.

بعد از تنظیم صورت جلسه بشرح فوق چنانچه ملک دارای سند مالکیت باشد پیش نویس سند جدید را نیز نماینده با حدود اصلاحی تهیه و مراتب را همراه با صورت جلسه و نقشه ضمن گزارشی باستحضار مسئول اداره می رساند.

مسئول اداره پس از بررسی سوابق پرونده ثبتی و ملاحظه نقشه ترسیمی و تطبیق آن با حدود مندرج در صورت جلسه اصلاحی در صورتیکه اشکالی متصور نباشد دستور ثبت گزارش را در دفتر اندیکاتور می دهد پیش نویس سند مالکیت را امضاء می نماید و نیز دستور پرداخت فوق العاده نماینده و نقشه بردار وسیله حسابداری پرونده را جهت انجام اقدامات بعدی به دفتر املاک ارجاع می نماید .

آنگاه گزارش نماینده ثبت دفتر اندیکاتور می شود و پس از پرداخت فوق العاده نماینده ونقشه بردار وسیله حسابداری پرونده برای اقدام بعدی به دفتر املاک ارسال می شود.

متصدی دفتر املاک مراتب اصلاح حدود را در ملاحظات دفتر املاک قید و حدود اصلاحی جدید را ذیل همان ثبت و صفحه اولیه ثبت می نماید و پس از گواهی دفتر بازداشتی و ابطال سند مالکیت اولیه مالکیت جدید را تحریر می نماید سپس دفتر املاک پرونده را برای امضاء نزد مسئول مربوطه ارسال می دارد.مسئول مربوطه پس از کنترل سند مالکیت جدید تحریر شده و ثبت دفتر املاک آن را امضاء می نماید و پرونده تا مراجعه متقاضی به بایگانی ارسال می شود. پس از مراجعه متقاضی پرونده به حسابداری فرستاده می شود تا بهاء دفترچه سند مالکیت از او اخذ گردد و پس از پرداخت بهاء دفترچه سند مالکیت وسیله متقاضی و ضمیمه نمودن فیش پرداخت به سابقه پرونده جهت تسلیم سند به متقاضی مجدداً به بایگانی اعاده می شود. در بایگانی سند مالکیت پس از نخ کشی و پلمپ در دفتر تسلیم سند ثبت می شود و پس از احراز هویت مالک که معمولاً با ملاحظه شناسنامه صورت می گیرد در قبال اخذ رسید در بایگانی سند مالکیت پس از نخ کشی و پلمپ در دفتر تسلیم سند ثبت می شود و پس از احراز هویت مالک که معمولاً با ملاحظه شناسنامه صورت می گیرد در قبال اخذ رسید در بایگانی سند مالکیت پس از نخ کشی و پلمپ در دفتر تسلیم سند ثبت می شود و پس از احراز هویت مالک که معمولاً با ملاحظه شناسنامه صورت می گیرد در قبال اخذ رسید در دفتر تسلیم سند و ستون ملاحظات پیش نویس سند مالکیت به او تسلیم می گردد و در خاتمه پرونده در ردیف مربوطه در بایگانی ضبط میشود.

شایان ذکر است چنانچه ملکی که در اثر اصلاحات از بین رفته تحدید حدود شده و زمان واخواهی آن هم بلاهعارض سپری گشته ولی سند مالکیت نسبت به آن صادر نشده باشد مراتب صورت جلسه اصلاحی در برگ تحدید حدود قید و به امضاء نماینده و نقشه بردار و متقاضی می رسد.
 

روش اجرای احکام افراز صادره از مراجع قضائی صالحه (موضوع قانون افراز مصوب سال 57)

گر چه به موجب قانون آبان 1357 اختیار افراز املاک مشاع به ادارات ثبت اسناد و املاک تفویض گردیده و ادارات ثبت مجاز به انجام افراز املاک مشاع حسب تقاضای احد یا تعدادی از مالکین مشاعی می باشند ولی به موجب ماده دوم قانون مذکور هر یک از شرکاء می توانند به تصمیم واحد ثبتی مربوطه مبنی بر افراز ملک در مهلت مقرر در ماده2 قانون یاد شده به دادگاه شهرستان محل وقوع ملک (دادگاه حقوقی) اعتراض نمایند که در این صورت ادارات ثبت سوابق افرازی و عنداللزم پرونده ثبتی را حسب تقاضای مرجع یاد شده جهت رسیدگی نهایی به دادگاه حقوقی مربوطه ارسال می دارند.بدیهی است دادگاه حقوقی پس از رسیدگی نهائی و تصمیم افراز متخذه از طرف اداره ثبت را تائید یا خود مبادرت به صدور حکم دیگری می نماید که در هر صورت حکم صادره از مرجع یاد شده جهت ارجاء به ثبت محل ارسال می گردد که روش عملی اجرای احکام افراز صادره از مراجع قضائی بدین شرح است:

متقاضی باید تقاضای خود را همراه با اصل یا رو نوشت مصدق حکم قطعی افراز به ثبت محل تسلیم نماید. منظور از رونوشت مصدق این است که مطابقت رونوشت حکم افراز با اصل آن باید به تائید دفتر دادگاه محل برسد و به آن تمبر الصاق شود.

رئیس ثبت دستور ثبت تقاضا در دفتر اندیکاتور را صادر می نماید و به متقاضی تاریخ وقت مراجعه بعدی را اعلام می دارد.

تقاضای متقاضی ثبت دفتر اندیکاتور می شود و همراه با ضمائم به بایگانی ارسال می گردد تا در پرونده ثبتی مربوطه ضبط شود.

در روز مراجعه متقاضی که قبلاً تعیین شده بایگانی پرونده را جهت تعیین نماینده و نقشه بردار نزد مسئول اداره ارسال می دارد و او با توجه به دفتر اوقات خود نماینده و نقشه برداری را جهت انجام اقدامات بعدی تعیین می نماید.

ضمناً چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع 30 کیلومتر باشد فوق العاده ماموریت و هزینه سفر نماینده و نقشه بردار به میزان مدتی که توسط مسئول اداره تعیین می شود و به شرحیکه قبلاً توضیح داده شد بایستی وسیله متقاضی به حساب سپرده ثبت نزد بانک ملی مربوطه تودیع و فیش آن جهت ضبط در پرونده به ثبت ارائه شود.

سپس نماینده و نقشه بردار همراه با متقاضی به محل وقوع ملک عزیمت می نمایند و بعد از حضور در محل متقاضی بایستی ملک را معرفی و نماینده حدود آن را باسوابق پرونده ثبتی تطبیق و بعد حدود قطعات افراز شده مندرج در حکم را با محل مقایسه و تطبیق و کنترل و نقشه بردار حدود کل ملک و قطعات افراز شده را برداشت نموده و قطعات افرازی را برابر قیمت منطقه ای ارزیابی نماید.(بند378 مجموعه بخشنامه های ثبتی)

بعداز ترسیم نقشه ملک وسیله نقشه بردار که بایستی نماینگر حدود و مشخصات قطعات افرازی باشد نماینده صورت جلسه افراز را با ملاحظه پرونده ثبتی و مشاهدات خود در محل و توجه به حکم صادره از دادگاه و رعایت حدود و مشخصات ملک بر اساس سوابق پرونده ثبتی و موقعیت محل و حکم صادره تنظیم می نماید.

این صورت جلسه که با عنوان صورت جلسه افراز تهیه می شود نماینده بایستی بعد از توضیح کامل جریان ثبتی ملک در مقدمه و ذکر حدود اولیه ملک و اسامی مالکین مشاعی چگونگی افراز را با اشاره به حکم صادره دادگاه توضیح داده و حدود و مشخصات و مساحت قطعات افراز شده را با تعیین شمارات فرعی از اصلی مربوطه به ترتیب قید نماید و هر قطعه را در سهم همان فردی که در حکم افراز به او تعلق گرفته قرار دهد و پیش نویس سند مالکیت قطعات مفروض شده را به نام مالکین مربوطه تهیه و به گواهی دفتر املاک بازداشتی برساند.

نماینده صورت جلسه افراز را خود امضاء و پس از امضاء نقشه بردار همراه با نقشه تر سیمی و برگ ارزیابی تنظیم شده که به قیمت منطقه ای خواهد بود و به امضاء نقشه بردار و ارزیاب و متقاضی هم باید برسد همراه با پرونده و پیش نویس اسناد مالکیت تهیه شده طی گزارشی به استحضار مسئول اداره می رساند.

رئیس اداره پس از بررسی صورت جلسه و تطبیق مفاد آن با پرونده ثبتی و حکم صادره دادگاه و کنترل پیش نویس اسناد مالکیت تهیه شده چنانچه اشکالی را ملاحظه ننماید پیش نویس اسناد را امضاء و دستور ثبت صورت جلسه افراز را در دفتر املاک صادر می نماید و به حسابداری اجازه می دهد که فوق العاده ماموریت و هزینه سفر نماینده و نقشه بردار را در صورت تعلق بشرحیکه قبلاً توضیح داده شده پرداخت نماید.

در این مرحله از اقدام متقاضی مکلف است هزینه افراز و سایر حقوق ثبتی متعلقه سهم خود را همراه با بهاء دفترچه سند مالکیت حسب محاسبه حسابداری در بانک تودیع و فیش آن را جهت ضمیمه نمودن پرونده به حسابداری ارائه نماید.

بعد از تودیع هزینه افراز و سایر حقوق ثبتی متعلقه و بهاء دفترچه سند مالکیت پرونده جهت اقدام بعدی به دفتر املاک ارسال می شود متصدی دفتر املاک با توجه به دستور صادره از طرف رئیس اداره مراتب صورت جلسه افراز را در ستون ملاحظات ثبت و صفحه دفتر املاکی که سهام مشاعی هر ملک در آن ثبت شده قید می نماید و با توضیح موضوع خروجی زده و حدود و مشخصات هر کدام از قطعه و قطعات افرازی را در دفتر جاری املاک ثبت نموده و شماره ثبت صفحه جدید را در ستون ملاحظات ثبت و صفحه مشاعی مربوطه قید می نماید سپس سند مالکیت مشاعی اولیه را باطل و سند جدید را تحریر می کند.

آنگاه ثبت دفتر املاک و سند مالکیت تحریر شده را به امضاء مسئول اداره می رساند و پرونده را جهت تسلیم سند به متقاضی به بایگانی ارسال می دارد. در بایگانی ابتدا سند نخ کشی و پلمپ می شود بعد در دفتر تسلیم سند ثبت می گردد و پس از احراز هویت متقاضی که معمولاً با ملاحظه شناسنامه آن تحقق می پذیرد در قبال اخذ رسید در دفتر تسلیم سند و ستون ملاحظات پیش نویس سند مالکیت به او تسلیم می گردد و پرونده در ردیف مربوطه ضبط می شود. لازم به ذکر است چنانچه ملکی به موجب تصمیم قطعی غیر قابل افراز تشخیص داده شود با تقاضای هر یک از شرکاء به دستور دادگاه شهرستان (دادگاه حقوقی) فروخته می شود (ماده4 قانون افراز) که در این صورت وجوه حاصله از فروش ملک غیر قابل افراز پس از کسر هزینه عملیات اجرائی طبق دستور دادگاه بین شرکاء به میزان سهام و مالکیت آنها تقسیم خواهد شد(ماده10 آئین نامه قانون افراز).
 

روش ضمیمه نمودن دفترچه انتقالات (سند متمم)

دفترچه متمم اسناد مالکیت یا به عبارت دیگر سند متمم دفترچه ای است بهادار که بعداز پر شدن ستونهای نقل و انتقالات سند مالکیت که در صفحات آخر اسناد مالکیت پیش بینی شده حسب تقاضای مالک با رعایت تشریفات زیر بدان ضمیمه می گردد.(بند310 مجموعه بخشنامه های ثبتی) بدین معنی اگر ستون نقل و انتقالات سند مالکیت ملکی بر اثر انجام معاملات متعدد اعم از شرطی و رهنی و قطعی پر شود مالک می تواند با مراجعه به اداره ثبت محل وقوع ملک و تسلیم تقاضا درخواست سند متمم را بنماید که در این صورت متقاضی می بایستی تقاضای خود را همراه با اصل سند مالکیت که در ستون نقل و انتقالات آن پر شده به ثبت محل تسلیم دارد.

رئیس ثبت بعد از بررسی و ملاحظه سند مالکیت در صورتیکه ستون نقل و انتقالات آن پر شده باشد دستور ثبت تقاضا را در دفتر اندیکاتور می دهد و تقاضا را برای اقدام به دفتر املاک ارجاع می نماید. متصدی دفتر پس از ثبت تقاضا در دفتر اندیکاتور آن را برای ضمیمه نمودن پرونده به بایگانی ارسال می دارد.

در بایگانی پرونده مربوطه از ردیف خود استخراج و همراه با تقاضای متقاضی جهت پرداخت بهاء دفترچه متمم به حسابداری ارسال می گردد.

در حسابداری فیش مربوطه تنظیم و جهت پرداخت بهاء دفترچه به متقاضی تسلیم می گردد و او بهاء دفتر چه را در بانک ملی تودیع و نسخ لازم از فیش را به حسابداری ارائه میدهد تا ضمیمه پرونده نمایند بعد از ضمیمه نمودن فیش پرداخت بهاء دفترچه به سابقه، یک جلد سند متمم بدان اختصاص و پرونده به دفتر املاک ارسال می گردد.

متصدی دفتر املاک شماره مسلسل سند متمم را در ستون مربوط دفتر املاک و سند اولیه و پیش نویس سند مالکیت قید و مراتب را به امضاء مسئول مربوطه می رساند سپس پرونده جهت تسلیم سند به متقاضی به بایگانی ارسال می گردد در آنجا سند متمم ضمیمه سند اولیه گشته و بعد از نخ کشی و پلمپ در دفتر تسلیم اسناد ثبت و سپس در قبال اخذ رسید در دفتر مذکور و ستون ملاحظات پیس نویس سند مالکیت به متقاضی تسلیم و پرونده در ردیف مربوطه ضبط می شود.
 

روش اصلاح حد بکوچه

چنانچه در اثر تغییر وضعیت در مجاورین املاک ثبت شده تغییری در وضع حدود اربعه ملکی که دارای سند مالکیت می باشد حاصل شود یا به عبارت دیگر یک یا چند حد از حدود اربعه ملک ثبت شده ای که قبلاً به پلاک مشخصی محدود شده در اثر تغییر وضع مجاورین به کوچه محدود می شود مالک می تواند با مراجعه به اداره ثبت محل وقوع ملک تقاضای اصلاح حد ملک خود به کوچه را بنماید.(بند306 مجموعه بخشنامه های ثبتی)

ادارات می توانند با رعایت ضوابط مقرر فراز یک در بند (ز) امور متفرقه اختیارات تفویضی هیئت نظارت به روئسای واحدهای ثبتی برابر مقررات اقدام نمایند. که در این صورت متقاض بایستی تقاضای خود مبنی بر اصلاح حد به کوچه را به ثبت محل تسلیم دارد رئیس ثبت دستور ثبت تقاضا را در دفتر اندیکاتور می دهد و وقت مراجعه بعدی و معاینه محل را تعیین و به متقاضی اعلام می دارد.

سپس تقاضا در دفتر اندیکاتور ثبت و جهت ضمیمه نمودن به پرونده به بایگانی ارسال می شود بایگانی پرونده را از ردیف مربوطه استخراج و جهت ارجاع به نماینده نزد مسئول اداره ارسال می دارد.

رئیس ثبت پرونده را برای بررسی مقدماتی و استعلام از شهرداری به یکی از نمایندگان ارجاع می نماید. نماینده پرونده را بررسی و مراتب چگونگی احداث کوچه و وضعیت آن را به لحاظ عام بودن یا غیر آن از شهرداری استعلام می نماید و متذکر می گردد که شهرداری پاسخ را تا قبل ار روز معاینه محل که تاریخ آن بوسیله رئیس اداره تعیین شده ارسال نماید.

نامه پس از امضاء مسئول اداره و صدور از دفتر اندیکاتور به شهرداری ارسال می گردد. سپس پرونده جهت ضبط تا وصول پاسخ از شهرداری و روز معاینه محل به بایگانی فرستاده می شود. بعد از وصول پاسخ از شهرداری رئیس ثبت دستور ثبت آن را در دفتر اندیکاتور می دهد سپس نامه جهت ضبط در پرونده تا روز معاینه محل به بایگانی ارسال می گردد.

در روز مقرر با مراجعه متقاضی پرونده نزد مسئول اداره ارسال می شود تا نماینده ونقشه برداری را جهت اقدام تعیین نماید و پس از انتخاب نماینده و نقشه بردار آنان به اتفاق متقاضی به محل وقوع ملک عزیمت می نمایند.

پس از حضور در محل مالک ملک را معرفی و نماینده حدود آن را با پرونده ثبتی مربوطه تطبیق و نقشه بردار نقشه وضع موجود ملک را برداشت می نماید.

پس از ترسیم نقشه وضع موجود که نماینگر کوچه احداثی باید باشد نماینده صورت جلسه اصلاح مر بوط را تنظیم می نماید. در این صورت جلسه که با عنوان صورت جلسه اصلاحی حد به کوچه تنظیم می شود نماینده می بایستی جریان ثبتی ملک را در مقدمه آن بطور مشروح بیان نموده وسپس به تقاضای متقاضی مبنی بر ایجاد کوچه در یکی از حدود ملک اشاره ونظریه واصله شهرداری را در صورت جلسه مرقوم آنگاه حدود اصلاحی را برابر نقشه ترسیمی نقشه بردار در صورت جلسه قید نماید و صورت جلسه را خود امضاءنموده و به امضاء نقشه بردار و مالک هم برساند و در صورت امکان امضاء نماینده شهرداری او نیز امضاء نماید.سپس صورت جلسه را همراه با نقشه ترسیمی طی گزارشی به استحضار رئیس اداره برساند. رئیس ثبت پس از مطالعه و بررسی صورت جلسه و تطبیق مفاد و مندرجات آن با پرونده ثبتی و کنترل حدود اصلاحی جدید با نقشه ترسیمی و با توجه به پاسخ شهرداری در صورتیکه کوچه بن بست نباشد و اشکال دیگری هم ملاحظه نگردد با استفاده از اختیارات تفویضی هیئت نظارت دستور ثبت گزارش نماینده و صورت جلسه اصلاحی را در دفتر اندیکاتور میدهد و پرونده را برای انجام اقدامات بعدی به دفتر املاک ارجاع می نماید.

بعد از ثبت گزارش و صورت جلسه در دفتر اندیکاتور متصدی دفتر پرونده را همراه با ضمائم به دفتر املاک ارسال می دارد.متصدی دفتر املاک مراتب اصلاح حد را در ستون ملاحظات دفتر املاک ثبت و نیز موضوع را در پیش نویس سند مالکیت و صفحه ملاحظات سند مالکیت که در این مرحله وسیله متقاضی ارائه می شود توضیح می دهد سپس ثبت دفتر املاک وپیش نویس و سند مالکیت را به امضاء مسئول اداره می رساند. آنگاه پرونده جهت تسلیم سند اصلاح شده به متقاضی به بایگانی ارسال می گردد و در آنجا سند درقبال اخذ رسید در ذیل تقاضای اولیه متقاضی به او تسیلم می گردد و پرونده در ردیف مربوطه ضبط می شود. بدیهی است در صورتی که طبق اعلام شهرداری کوچه بن بست باشد یک نسخه از صورت جلسه اصلاحی نماینده همراه با فتوکپی نقشه طی گزارشی جهت طرح در ه یئت نظارت به ثبت منطقه ارسال می شود. این گزارش که عنوان اداره کل ثبت منطقه مربوط مرقوم می گرددب ایستی حاوی جریان ثبتی ملک و چگونگی احداث کوچه و وضع کوچه مستند به نظر شهرداری و نماینگر حدود جدید ملک باشد که در این صورت اصلاح سند موکول به وصول رای قطعی هیئت نظارت خواهد بود.
 

روش اجرای ماده 149 الحاقی قانون ثبت نسبت به املاکی که دارای سند مالکیت می باشد

بسیار اتفاق افتاده املاکی در گذشته با مساحت معینی مورد معامله واقع شده ولی بعداً معلوم گردیده که دارای اضافه مساحت می باشد. چنانچه اضافه مساحت حاصله ناشی از تجاوز به مجاورین و شوارع و اموال عمومی نباشد و به تائید نماینده ثبت و تشخیص رئیس ادراه داخل در محدوده سند مالکیت باشد و به اصطلاح آن حقی از کسی تضییع نشود مالک می تواند در خواست اصلاح سند مالکیت خود را از ثبت محلی که ملک در حوزه آن واقع شده است بنماید.( موضوع ماده149 الحاقی قانون ثبت و بند 391 مجموعه بخشنامه های ثبتی ) در این صورت مالک بایستی تقاضای خود را مبنی براصلاح سندنسبت به اضافه مساحت به ضمیمه بنچاق معامله اولیه به ثبت محل تسلیم دارد.

رئیس ثبت دستور ثبت تقاضا در دفتر اندیکاتور را می دهد و روز معاینه محل را تعیین و به متقاضی اعلام می دارد. سپس تقاضا در دفتر اندیکاتور ثبت و جهت ضبط در پرونده مربوطه تا روز مراجعه متقاضی به بایگانی ارسال می شود. بدیهی است چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع 30 کیلومتر باشد فوق العاده ماموریت و هزینه سفر نماینده و نقشه بردار به میزان مدتی که از طرف رئیس ثبت تعیین می شود باید وسیله متقاضی به حساب سپرده ثبت واریز گردد.

بعد از تودیع فوق العاده ماموریت و هزینه سفر نماینده و نقشه بردار وسیله متقاضی بنحویکه شرح آن در قبل بیان شد نماینده و نقشه بردار در روز مقرر همراه متقاضی به محل وقوع ملک عزیمت می نمایند.بعد از حضور در محل مالک ملک را معرفی و و نماینده حدود آن را با سوابق موجود در پرونده ثبتی تطبیق و با مجاورین کنترل و در مورد اینکه آیا اضافه مساحت داخل در محدوده سند مالکیت می باشد یا خیر بررسی های لازم را با همکاری نقشه بردار در محل انجام می دهد.

نقشه بردار نقشه وضع موجود ملک را برداشت و سپس نقشه ای که نمودار وضع گذشته و حال ملک باشد ترسیم می نماید آنگاه نماینده صورت جلسه معاینه محل را تنظیم می نماید.

در این صورتجلسه که نماینده آن را با عنوان صورتجلسه اجرای ماده149 الحاقی قانون ثبت نسبت به پلاک مورد نظر تنظیم می نماید بایستی جریان ثب تی ملک را در مقدمه آن بطور مشروح توضیح و نام مالک را قید سپس با اشاره به تقاضای مالک مبنی بر وجود اضافه مساحت مشاهدات خود را در محل در صورتجلسه مرقوم داشته و چگونگی ایجاد مساحت را بیان نموده و گواهی و گواهی لازم مبنی بر عدم تجاوز به مجاورین و شوارع و اموال عمومی را بنماید و در نهایت ضمن تعیین میزان اضافه مساحت که وسیله نقشه بردار محاسبه می شود صریحاً اظهار نظر نماید که اضافه مساحت داخل در محدوده سند مالکیت می باشد و با اصلاح آن حقی از کسی و یا مجاورین تضییع نمی گردد. سپس صورت جلسه را خود امضاء نموده و به امضاء نقشه بردار و مالک رسانیده و همراه با گزارشی به ضمیمه پرونده ثبتی مراتب را به استحضار رئیس اداره می رساند. رئیس اداره صورتجلسه را بررسی وبا ملاحظه نقشه های سابق و لا حق ملک و پرونده ثبتی مربوطه چنانچه تشخیص داد اظهارات نماینده و نقشه بردار صحیح بوده و موجبات تضییع حق از کسی با اصلاح سند مالکیت ایجاد نمی گردد و موضوع از مصادیق ماده149 الحاقی قانون ثبت می باشد ضمن صدور دستور اصلاح سند پرونده را جهت محاسبه بهاء اضافه مساحت طبق بهاء مندرج در اولین سند انتقال در صورتیکه شرط یا قراری در این خصوص در سند انتقال اولیه قید نشده باشد به حسابداری ارجاع می نماید. در صورتیکه تعیین ارزش اضافه مساحت میسر نباشد ارزش اضافه مساحت در زمان اولین معامله وسیله نقشه بردار و ارزیاب تعیین خواهد شد (تبصره ذیل ماده149 الحاقی)

پرونده برای محاسبه اضافه مساحت و نیز سایر حقوق ثبتی متعلقه و پرداخت فوق العاده نماینده و نقشه بردار به حسابداری ارسال می شود. حسابداری بهاء اضافه مساحت را بشرح فوق تعیین و سایر حقوق ثبتی متعلقه را محاسبه و فیشهای مربوط را تنظیم و جهت تودیع به حساب سپرده و واریز به حساب در آمد ثبت به متقاضی تسلیم می دارد و فوق العاده نماینده و نقشه بردار را طبق روالی که شرح آن گذشت به آنان پرداخت می نماید متقاضی بهاء اضافه مساحت را در حساب سپرده تودیع و حقوق دولتی متعلقه را به حساب در آمد ثبت نزد بانک ملی مربوطه واریز و فیش های لازم را به حسابداری ثبت تسلیم میدارد تا ضمیمه پرونده شود.

بعد از تودیع وجوه یاد شده وسیله متقاضی پرونده نزد نماینده مربوطه ارسال می گردد تا مراتب اصلاح را در پیش نویس سند مالکیت قید نموده و به مالک اولیه اخطار نماید که جهت در یافت بهاء اضافه مساحت به ثبت مراجعه نماید. آنگاه پیش نویس اصلاح شده و اخطارهای تهیه شده و اخطارهای تهیه شده را به امضاء مسئول ادراه می رساند.اخطارها پس از صدور از دفتر اندیکاتور جهت ابلاغ به مامور مربوطه تسلیم می گردد و مامور پس از ابلاغ نسخه دیدار شده را با قید امضاء و گواهی لازم پس از ملاحظه مسئول ادراه و اطمینان از صحت ابلاغ جهت ضبط در پرونده به بایگانی تحویل می دهد. سپس پرونده جهت توضیح مراتب اصلاحی و میزان اضافه مساحت را در ستون ملاحظات ثبت دفتر املاک و صفحه ملاحظات سند مالکیت که در این مرحله وسیله متقاضی ارائه می شود توضیح داده و به امضاء مسئول اداره می رساند. سپس پرونده جهت تسلیم سند به متقاضی به بایگانی ارسال می شود و پس از اخذ رسید در ذیل تقاضای اولیه به متقاضی تسلیم می گردد و پرونده در ردیف مربوطه ضبط می شود. شایان ذکر است چنانچه ملک مورد اصلاح در رهن یا بیع شرط باشد اصلاح آن موکول به کسب موافقت خریدار اسناد مذکور می باشد.
 

روش ابطال اسناد مالکیت قبلی و صدور سند مالکیت جدید در اجرای قانون زمین شهری و احکام دادگاه ها و اسناد انتقال اجرائی

اسناد مالکیت صادره از طرف ادارات ثبت همیشه معتبر هستند و فقط با حکم قطعی مراجع قضا ئی صالحه یا قانون مصوب مجلس شورای اسلامی که به تائید شورای نگهبان هم رسیده باشد و یا در صورت انتقال ملک وسیله انتقال به دیگری قابل ابطال می باشند که بعد از وصول نامه در خواست ابطال سند از مرجع صلاحت دار به همراه مدارک قطعی قابل قبول مانند رای کمیسیون ماده 12 مبنی بر موات بودن ملک در مورد املاک مشمول قانون زمین شهری و امثالهم یا ارائه حکم قطعی از مرجع قضائی صالحه وسیله ذینفع یا سند انتقال اجرائی وسیله متعامل رئیس ثبت دستور ثبت تقاضا در دفتر اندیکاتور را میدهد و موضوع را برای بررسی و اقدام به دفتر املاک ارجاع می نماید.

متصدی دفتر پس از ثبت تقاضا در دفتر اندیکاتور آن را همرا با ضمائم اش به بایگانی ارسال می دارد تا پرونده ثبتی را ضمیمه نمایند. در بایگانی پرونده مربوطه از ردیف خود استخراج و همراه با سوابق به دفتر املاک ارسال می شود. متصدی دفتر املاک پس از بررسی سوابق و ملاحظه مدارک ابزاری و تطبیق مشخصات مندرج در آن با محتویات پرونده ثبتی و پس از حصول اطمینان از عدم اشکال مراتب ابطال سند مالکیت اولیه را در ستون ملاحظات دفتر املاک مربوطه و پیش نویس سند مالکیت اولیه با قید شماره نامه یا حکم یا سند انتقال اجرائی توضیح می دهد سپس پیش نویس سند مالکیت جدید را تهیه می نماید.

در این پیش نویس علاوه بر قید مشخصات کامل مالک جدید و حدود و مشخصات ملک بایستی جریان پرونده ثبتی و نحوه ابطال سند مالکیت اولیه و شماره و تاریخ مستند ابطال بطور مشروح نوشته شود و بعد از گواهی دفتر بازداشتی مراتب قید شده در دفتر املاک و پیش نویس سند مالکیت اولیه و نیز پیش نویس سند مالکیت جدید را که با همان ثبت صفحه اولیه تنظیم شده است به امضاء مسئول مربوطه برساند. سپس در صورتی که سند مالکیت اولیه بطریقی ارائه شد آن را هم باطل و ضمیمه پرونده ثبتی نماید ولی در هر صورت پس از انجام تشریفات فوق بخشنامه ای را خطاب به دفاتر اسناد رسمی مبنی بر ابطال سند مالکیت اولیه تهیه می نماید در این بخشنامه نیز مشخصات کامل ملک و مالک و شماره و تاریخ مستند ابطال سند مالکیت اولیه و نام و مشخصات مالک جدیدبا تصریح بر ابطال سند مالکیت اولیه قید می شود و بخشنامه را مسئول مربوطه امضاء و پس از درج شماره بر آن وسیله دفتر اندیکاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می دارد آنگاه پرونده به حسابداری جهت پرداخت بهاء دفترچه سند مالکیت فرستاده می شود و پس از پرداخت بهاء دفترچه سند مالکیت وسیله ذینفع پرونده برای تحریر سند به دفتر املاک برگشت می شود.

متصدی دفتر املاک سند مالکیت را تحریر و پیش نویس و سند را به امضاء مسئول مربوطه میرساند و پرونده رابرای تحویل سند به ذینفع به بایگانی ارسال می دارد. در بایگانی ابتدا سند تخ کشی و پلمپ می شود و بعد در دفتر تسلیم سند ثبت می گردد آنگاه پس از احراز هویت از متقاضی بنحویکه قبلاً داده شد در قبال اخذ رسید از او در دفتر تسلیم سند و ستون ملاحظات پیش نویس سند مالکیت به او تسلیم می گرددو پرونده در ردیف خود در بایگانی ضبط می شود. بدیهی است چنانچه صدور سند مالکیت جدید مستند به سند انتقال اجرائی باشد علاوه بر تقاضای ذینفع ارائه صورتجلسه تحویل ملک که وسیله مامور اجرا تنظیم می شود یا اقرار به تحویل ملک از ناحیه متعامل همراه با سند انتقال اجرائی ضروری است.
 

روش رسیدگی به اسناد مالکیتی که معارض اعلام می شوند و نحوه ابطال آن

چنانچه نسبت به تمام یا قسمتی از ملکی دو بار سند مالکیت صادر شود سند مالکیت مؤخر صدور را که نسبت به تمام یا قسمتی از ملک صادر شده سند معارض گویند بدیهی است سند مالکیت مقدم الصدور نیز به موجب حکم قطعی نهایی دادگاه باطل نشده معتبر است و سند مالکیت مؤخر الصدور نیز تا زمانی که حکم قطعی نهائی دادگاه به صحت آن صادر نشده نسبت به میزان و مورد تعازض سند معارض تلقی می شود.(بند1 از ماده 3 لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض)

ادارات ثبت مکلفند به محض اطلاع از صدور اسناد مالکیت معرض اعم از اینکه نسبت به اصل یا حدود یا حقوق ارتفاقی باشد فوراً وفق مقررات به موضوع رسیدگی نمایند .(ماده 1 آئین نامه اجرائی رسیدگی به اسناد مالکیت معارض و هیئت نظارت و شورای عالی ثبت)

ولی صاحبان اسناد مالکیت معارض نیز می توانند بعد از اطلاع از موضوع تعارض جهت تعیین تکلیف به اداره ثبت محلی که ملک در حوزه آن واقع است مراجعه نمایند که در این صورت به شرح زیر عمل می شود. بعداز قبول تقاضای اعلام کننده تعارض مسئول اداره دستور ثبت آن را در دفتر اندیکاتور می دهد و وقت مراجعه بعدی متقاضی را برای معاینه محل تعیین و به او اعلام می نماید. سپس تقاضا در دفتر اندیکاتور توسط متصدی دفتر ثبت می شود و جهت ضبط در پرونده تا روز مراجعه متقاضی به بایگانی ارسال می شود. بعد از مراجعه متقاضی در روز تعیین شده پرونده را بایگانی جهت تعیین نماینده و نقشه بردار نزد رئیس اداره ارسال می دارد. رئیس ثبت با توجه به دفتر تعیین اوقات نماینده و نقشه برداری را جهت عزیمت به محل و اقدام تعیین می نماید. ضمناً چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع 30 کیلومتر باشد و فوق العاده ماموریت و هزینه سفر به نماینده و نقشه بردار تعلق می گیرد متقاضی مکلف است بشرحیکه قبلاً گفته شد فوق العاده متعلقه را در حساب سپرده ثبت واریز و فیش آن را جهت ضمیمه نمودن در پرونده به ثبت تسلیم نماید. سپس نماینده و نقشه بردار همراه متقاضی به محل وقوع ملک عزیمت می نمایند و بعد از حضور در محل متقاضی ملک را معرفی و نماینده حدود آن را با حدود مجاورین و ملک مورد دعوی کنترل و با حدود مندرج در پرونده ثبتی و اسناد مالکیت مجاورین و مورد دعوی مقایسه نموده و نقشه بردار نیز نقشه وضع موجود پلاکهای مورد رسیدگی و دعوی را برداشت و نقشه ای که نمودار حدود و موقعیت پلاکهای مورد رسیدگی و دعوی باشد بنحوی که میزان تعارض در آن با رنگ خاصی مشخص شود ترسیم و نماینده براساس مشاهدات و بررسی به عمل آمده و نیز نقشه ترسیمی نقشه بردار صورتجلسه لازم را تهیه می نماید. در این صورتجلسه که باید در مقدمه آن جریان ثبتی پلاکهای مورد دعوی بطور مشروح نوشته شود چگونگی وقع تعرض و علت و میزان آن و تاریخ صدور اسناد مالکیت مقدم و مؤخر وسیله نماینده مشخص گردد. آنگاه نماینده صورت جلسه تنظیمی و نقشه ترسیمی را همراه با گزارش عملکرد خود به ضمیمه پرونده ثبتی مربوطه به استحضار رئیس اداره می رساند. رئیس ثبت گزارش نماینده و صورتجلسه ترسیمی را ملاحظه و بررسی و مندرجات آن را با سوابق موجود در پرونده ثبتی تطبیق و مقایسه و بعد از حصول اطمینان از تعارض ضمن اظهار نظر صریح مبنی بر وقوع تعارض دستور صدور بخشنامه به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه و تهیه گزارش به ثبت منطقه را صادر می نماید.(ماده 1 آئین نامه اجرائی اسناد مالکیت معرض) سپس پرونده جهت اجرای سدتورات رئیس ثبت نزد نماینه اقدام برگشت می شود.

در بخشنامه یاد شده که خطاب به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه ثبت محل نوشته می شود بایستی ضمن اشاره به وقوع تعارض و صدور اسناد مالکیت معارض نسبت به ملک مورد نظر مشخصات کامل ملک و صاحبان اسناد معارض در آن قید شود و دفاتر اسناد رسمی را به رعایت مواد4 و 5 قانون اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض توجه داد. آنگاه گزارش لازم به ثبت منطقه مربوطه جهت طرح موضوع در هیئت نظارت بنحویکه هیچگونه ابهامی در آن نباشد نوشته می شود.

در این گزارش بایستی جریان کامل پرونده های ثبتی مربوط و مشخصات اسناد مالکیت معارض و صاحبان آن و تاریخ صدور آنها بصراحت قید شود و در آن به وقوع تعارض و میزان آن صریحاًاظهار نظر گردد و نقشه های ترسیمی نیز ضمیمه آن ارسال شود. بعد از امضاء بخشنامه و گزارش به ثبت منطقه وسیله مسئول اداره و درج شماره بر آنها توسط متصدی دفتر اندیکاتور بخشنامه و گزارش به مراجع یاد شده ارسال می گردد. سپس پرونده ضبط تا وصول رای هیئت نظارت به بایگانی برگشت می شود. رای هیئت نظارت بعد از وصول از طریق ثبت منطقه به دستور رئیس اداره ثبت دفتر اندیکاتور می شود آنگاه به استناد تبصره ذیل بند8 ماده 2 اصلاحی قانون ثبت بمدت 20 روز برای اطلاع ذینفع وسیله متصدی امور دفتری در تابلوی اعلانات ثبت محل الصاق می گردد. چنانچه با انقضاء مهلت یاد شده در تبصره 5 فوق لاذکر حسب گواهی متصدی دفتر اعتراضی به رای هیئت نظارت واصل نشود اداره ثبت به دارنده سند مالکیت معارض(مؤخر الصدور ) اخطار می نماید تا چنانچه نسبت به موضوع در دادگاه صالحه اقامه دعوی کرده گواهی طرح دعوی را ظرف مدت دو ماه از تاریخ رؤیت اخطار به ثبت محل ارائه و رسید اخذ نماید در این اخطار که خطاب به دارنده سند معارض (مؤخر الصدور) صادر می شود علاوه بر قید مطالب یاد شده فوق تاکید می گردد چنانچه ظرف مدت دو ماه گواهی طرح دعوی را ارئه ننماید و صاحب سند مقدم الصدور گواهی عدم طرح دعوی را در مدت مزبور از مراجع صالحه اخذ و تقدیم اداره ثبت نماید. ثبت محل بطلان سند مؤخر الصدور (معارض) را نسبت به مورد تعارض اعلام خواهد نمود.(بند2 از ماده 3 لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معاضر).

اخطار یاد شده بعد از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیکاتور جهت ابلاغ به مخاطب به مامور مربوطه تحویل می شود و پرونده جهت ضبط تا انقضاء زمان قانونی یاد شده به بایگانی ارسال می گردد.ماموربالاغ اخطار رویت شده را با قید گواهی و تاریخ ابلاغ بنظر رئیس اداره می رساند و او پس از حصول اطمینان از صحت ابلاغ دستور ضبط آنها را در پرونده صادر می نماید.

بعداز انقضاء مهلت دو ماه مقرر در صورتیکه صاحب سند معارض (مؤخر الصدور) گواهی طرح دعوی را ارائه ننموده باشد و صاحب سند مقدم الصدور گواهی عدم طرح دعوی را ارائه نماید پرونده را نزد رئیس اداره ارسال می شود و اوپس از بررسی و حصول اطمینان از صحت اقدامات انجام شده و رعایت موارد قانونی مربوطه دستور ابطال سند مالکیت معرض (مؤخر الصدور ) را صادر و پرونده را برای انجام اقدامات بعدی نزد نماینده عمل ارسال می دارد.

نماینده حسب دستور مسئول اداره مراتب تعارض و ابطال سند مالکیت معارض را در ستون ملاحظات پیش نویس سند مالکیت معارض با اشاره به رای هیئت نظارت و انقضاء مواعد قانونی قید می نمایدو بخشنامه ای را خطاب به دفاتر اسناد رسمی حوزه ثبتی تابعه مبنی بر ابطال سند مالکیت معارض در پیرو بخشنامه قبلی تهیه می کند سپس مراتب قید شده در پیش نویس سند مالکیت معارض و نیز بخشنامه را به امضاء مسئول اداره می رساند. بخشنامه پس از درج شماره وسیله متصدی دفتر اندیکاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می گردد.

آنگاه پرونده به دفتر املاک ارسال می شود و متصدی مربوطه مراتب تعارض و ابطال سند مالکیت معارض(مؤخر الصدور) را در ستون ملاحظات ثبت و صفحه مربوطه قید و به امضاء مسئول اداره می رساند و سند مالکیت معارض را در صورتیکه در اختیار باشد باطل و ضمیمه پرونده می نماید. سپس پرونده را جهت ضبط در ردیف مربوطه به بایگانی ارسال می دارد.
 

روش صدور سند مالکیت به نام وارث

هر گاه فردی که سند مالکیت ملکی بنام او صادر و تسلیم شده فوت نماید وراث می توانند با ارائه مدارک زیر:

الف- تقاضای صدور سند مالکیت

ب- گواهی حصر وراثت

ج-فرم 19 مالیاتی

د- اصل سند مالکیت مورث

از ادراه ثبت محل وقوع ملک در خواست صدور سند مالکیت نسبت به سهم الارث خود را بنمایند.

توضیح:

حصر وراثت حکمی است که بعد از فوت مورث حسب تقاضای احد یا تمامی ورثه بعد از طی تشریفات قانونی لازم از طرف مرجع قضایئ صالحه (دادگاه حقوقی) صادر می شود و در آن ضمن اشاره به فوت مورث و تاریخ و محل آن تعداد و مشخصات کامل ورثه متوفی اعم از همسر و پسر و دختر و غیره در آن به وضوح قید و نیز میزان سهم الارث آنها بر طبق قانون ارث تعیین می شود.
فرم 19 مالیاتی گواهی است که از طرف اداره امور اقتصادی و دارائی محل صادر می شود و دلالت بر وصول مالیات بر ارث از ورثه و عدم بدهی مالیاتی آنان می نماید که در گواهی مذکور مشخصات ملکی که ورثه قصد دریافت سند آن را بنام خود دارد باید قید شده باشد بعد از تحویل مدارک یاد شده به ثبت محل مسئول اداره دستور ثبت تقاضا را در دفتر اندیکاتور می دهد و سوابق و مدارک ابزاری را جهت بررسی و اقدام به دفتر املاک ارجاع نموده و تاریخ مراجعه بعدی متقاضی یا متقاضیان را تعیین و به آنها اعلام می نماید. تقاضا پس از ثبت در دفتر اندیکاتور همراه با ضمائم جهت ضمیمه نمودن پرونده به بایگانی ارسال می شود در بایگانی پرونده از ردیف خود خارج و به پیوست تقاضا و ضمائم جهت اقدام به دفتر ارسال می گردد.
متصدی دفتر املاک پس از بررسی سوابق و احراز انحصار وراثت و سمت ورثه نسبت به مورث خلاصه مفاد و شماره گواهی نامه حصر واثت را در ستون ملاحظات ثبت دفتر املاک مربوطه قید و در زیر ثبت اولیه ملک بنام وراث نسبت به سهام آنها برطبق ماده10 آئین نامه قانون ثبت، ثبت می نماید.
آنگاه بر طبق ماده 121 آئین نامه ثبت برای هر یک از ورثه یک پیش نویس سند مالکیت تهیه و حدود کلیه ملک را در یکی از آنها قید و در بقیه اشاره به پیش نویس مزبور می نماید و به همین ترتیب در دفتر املاک ثبت و در زیر هر سهم اشاره به ثبت و صفحه ای که حدود کلی در آن نوشته شده می کند و پس از گواهی دفتر بازداشتی پرونده را جهت امضاء نزد مسئول مربوطه ارسال می دارد. مسئول مربوطه بعد از بررسی و کنترل و ملاحظه سوابق پیش نویس اسناد مالکیت ورثه را امضاء و دستور تحریر اسناد مالکیت جدید مشاعی و ابطال سند مالکیت اولیه را صادر می نماید.
متصدی دفتر املاک حسب دستور مسئول مربوطه اسناد مالکیت جدید مشاعی را تحریر و سند مالکیت مورث را باطل و ضمیمه پرونده می نماید.در وقت مراجعه متقاضی پرونده جهت پرداخت بهاء دفترچه اسناد مالکیت به حسابداری ارجاع می شود متقاضی یا متقاضیان بهاء دفترچه اسناد مالکیت را به حساب در آمد ثبت طبق فیش صادره از حسابداری نزد بانک ملی مربوطه واریز و نسخ لازم را به ثبت تسلیم می دارند.
آنگاه پرونده همراه با دفاتر املاک مربوطه جهت امضاء ثبت دفاتر املاک و اسناد مالکیت تحریر شده نزد مسئول مربوطه ارسال می شود و او بعد از بررسی اجمالی آنها را امضاء می نماید. سپس پرونده جهت تسلیم اسناد به ورثه به بایگانی ارسال و در آنجا بشرحیکه قبلاً توضیح داده شد اسناد بعد از نخ کشی و پلمپ و ثبت در دفتر تسلیم سند در قبال اخذ رسید و پس از احراز هویت به ورثه تحویل می گردد و پرونده در ردیف مربوطه ضبط می شود.
تذکرات:

در صورتیکه تاریخ فوت مورث قبل از سال 1346 باشد نیازی به مطالبه فرم 19 مالیاتی نیست.
چنانچه وراث گواهی معتبر مبنی بر پرداخت سهم الارث زوجه را ارائه نمایند سند مالکیت بدون استثناء سهم الارث زوجه بنام کلیه ورثه با توجه به گواهی حصر وراثت و یا توافق نامه رسمی مستند به حصر وراثت صادر می شود در غیر این صورت با اقرار ورثه مبنی بر عدم توانایی پرداخت سهم الارث زوجه نسبت به سهم زوجه سند صادر و تسلیم خواهد شد.
هر گاه بعضی از ورثه با تسلیم رو نوشت گواهی حصر وراثت و سایر مدارک ضروری تقاضای صدور سند مالکیت سهمی خود از ما ترک مورث را بنماید و اعلام دارند که سند مالکیت مورث نزد احدی از ورثه یا شخص دیگری است که از ابراز و تسلیم به وراث یا اداره ثبت امتناع می نماید ادراه ثبت مکلف است به شخص یاد شده اخطار نماید که ظرف ده روز از تاریخ رؤیت اخطار سند را به ثبت محل تحویل دهد در صورت ارائه طبق روش ذکر شده سند مالکیت به نام ورثه صادر می شود و در غیر این صورت مراتب یک بار در یکی از روزنامه های کثیر الانتشار آگهی می گردد تا دارنده سند آن را به اداره ثبت تحویل دهد و چنانچه ظرف مهلت مقرر در آگهی سند را ارائه ننمود سند مالکیت جدید بنام ورثه با رعایت سایر مقررات صادر مراتب ابطال سند مالکیت اولیه مورث به دفاتر اسناد رسمی بخشنامه و در ان تصریح می شود که هر یک موقع سند مورث به دفتر خانه ارائه شد آن را اخذ و برای اقدام به اداره ثبت ارسال دارند (بتصره 3 ذیل اصلاح بتصره یک ماده 120 آئین نامه قانون ثبت املاک ).

روش ابطال سند مالکیت المثنی

در مباحث گذشته روش صدور سند مالکیت المثنی بطور مشروح توضیح داده شد حال چنانچه بعد از صدور و تسلیم سند المثنی سندمالکیت اولیه پیدا شود و مراتب به اداره ثبت محل وقوع ملک اعلام گردد.بشرح زیر عمل می شود:

رئیس ثبت پس از در یافت اعلام کتبی مبنی بر پیدا شدن سند مالکیت اولیه که به ضمیمه سند باید باشد دستور ثبت آن را در دفتر اندیکاتور می دهد و برای اقدام لازم به دفتر املاک ارجاع می نماید. متصدی دفتر اندیکاتور آن را ثبت و جهت ضمیمه نمودن پرونده به بایگانی ارسال می دارد. در بایگانی پرونده از ردیف مربوطه خارج و همراه با تقاضا جهت اقدام به دفتر املاک فرستاده می شود. مسئول دفتر املاک پرونده را از نظر اینکه با سند المثنی معامله ای انجام شده یا خیر بررسی و مراتب را به مسئول اداره گزارش می نماید.رئیس ثبت گزارش مسئول دفتر املاک را بررسی و با ملاحظه محتویات پرونده چنانچه با سند المثنی معامله ای انجام شده باشد دستور ابطال سند مالکیت اولیه را صادر می نماید سپس متصدی دفتر اماک حسب دستور مسئول اداره مراتب ابطال سند اولیه را در ستون ملاحظات ثبت دفتر املاک و پیش نویس سند مذکور قید و سند را باطل و ضمیمه می نماید.

بدیهی چنانچه با سند مالکیت المثنی معامله ای انجام نشده باشد المثنی باطل و مراتب ابطال آن در ستون ملاحظات ثبت دفتر املاک و پیش نویس مربوطه قید می گردد.

سپس مراتب پیدا شدن سند مالکیت اولیه و ابطال سند المثنی طی بخشنامه ای به دفاتر اسناد رسمی حوزه ثبتی تابعه اعلام می گردد.

بخشنامه را مسئول ادراه امضاء و پس از درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیکاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می نمایند سپس پرونده در ردیف مربوطه در بایگانی ضبط می شود.
 

روش تهیه پاسخ استعلام املاک ثبت شده به دفاتر اسناد رسمی

با توجه به اینکه مقرر گریده دفاتر اسناد رسمی هنگام انجام هر گونه معامله اعم از شرطی و رهنی و قطعی و امثال هم نسبت به املاکی که دارای سند مالکیت می باشند مراتب را از اداره ثبت محل وقوع ملک استعلام نماینده بنابراین پس از وصول استعلام از دفتر خانه بشرح زیر عمل می شود:

توضیح-استعلام ورقه بهادار و متحد الشکلی است وسیله دولت چاپ و منتشر می شود و سفید آن از طرف ادارات ثبت در قبال اخذ بهاء به دفاتر اسناد رسمی تحویل می گردد.

پس از وصول استعلام رئیس اداره دستور ثبت آن را در دفتر اندیکاتور می دهد و برای اقدام به دفتر بازداشتی و پاسخ به استعلام ارجاع می نماید.

متصدی دفتر اندیکاتور استعلام را در دفتر ثبت و جهت ضمیمه نمودن پرونده به بایگانی ارسال می دارد. در بایگانی پرونده از ردیف مربوطه خارج و همراه با استعلام به دفتر بازداشتی و پاسخ استعلامات فرستاده می شود.

متصدی دفتر بازداشتی و پاسخ به استعلامات با ملاحظه ثبت و صفحه دفتر املاکی که ملک در آن به ثبت رسیده و نیز بررسی پرونده ثبتی پاسخ لازم را که معمولاً بصورت فرم می باشد تهیه و آن را از نظر عدم بازداشت و بند(ز) و سایر اموریکه مقرر است گواهی می نماید.

پاسخ استعلام تهیه شده توسط مسئول مربوطه امضاء و سپس با همان شماره ای که استعلام هنگام ثبت در دفتر اندیکاتور بر آن اختصاص یافته از دفتر صادر و به دفترخانه مربوطه ارسال می گرددو پرونده جهت ضبط در ردیف مربوطه به بایگانی برگشت می شود.

تذکرات:الف-اعتبار پاسخ استعلامیه هائیکه محل وقوع دفتر خانه و اداره ثبت در یک شهر است یکماه و دوایر شعب تابعه همان حوزه چهل و پنج روزاست.(بند 28 مجموعه بخشنامه های ثبتی)

ب- برای هر ملک یا یک صفحه دفتر املاک یک استعلامیه تنظیم می شود و قید چند شماره ملک روی یک استعلام جایز نیست.(بند31 مجموعه بخشنامه های ثبتی)
 

روش تشکیل پرونده ثبتی المثنی

اغلب دیده شده در اثر کثرت کار و حجم زیاد پرونده های ثبتی و بعضاً بی دقتی متصدیان مربوطه در قسمت بایگانی پرونده های ثبتی مفقود می شوند چون تشکیل پرونده المثنی مستلزم انجام تشریفات قانونی نسبتاً طولانی می باشد و این امر موجب بروز نارضایتی مراجعین و تاخیر کار آنها می گردد لذا تاکید می نماید همکاران ثبتی به ویژه متصدیان بایگانی نهایت سعی و دقت خود را در حفظ و حراست از پرونده ها بنماید و آنها را هنگام مطالبه سایر کارمندان در قبال اخذ رسید روی کارتی که معمولاً داخل هر پرونده ثبتی موجود است تحویل داده و تاریخ تحویل و مشخصات کارمند را روی کارت قید نمایند و در صورتیکه به نظر رسید پرونده ای مفقود شده بدواً کلیه کمد های بایگانی را کارتن گردشی نموده تا در صورتیکه پرونده اشتباهاً ضبط شده باشد در ردیف خود قرار دهند مع الوصف چنانچه ضمن رعایت تمهیدات ذکر شده پرونده ای مفقود گردد و علیرغم جستجوی زیاد پیدا نشود بدین شرح بایستی مبادرت به تشکیل پرونده المثنی نمود.

تو ضیح اینکه روش زیر مربوط به پرونده های ثبتی املاکی است که دارای اظهار نامه هستند و تحدید حدود آنها به عمل آمده اعم از اینکه ثبت دفتر املاک شده و دارای سند مالکیت باشند یا نباشند مسئول بایگانی مراتب فقدان پرونده را طی نامه ای به رئیس اداره گزارش و در آن مشخصات کارمندی را که پرونده دراختیار یا تحویل و یا تحت تصدی او بوده قید و معرفی می نماید رئیس اداره دستور می دهد که گزارش در دفتر اندیکاتور ثبت و کارمند متخلف که موجب فقدان پرونده گردیده به دادسرای عمومی محل جهت تعقیب معرفی شود.(بند332 و333 مجموعه بخشنامه های ثبتی)

مسئول بایگانی گزارش لازم مبنی بر فقدان پرونده و معرفی کارمند متخلف را به دادسرای عمومی محل تهیه سپس رئیس اداره آن را امضاء و پس از درج شماره در دفتر اندیکاتور به دادسرای عمومی محل ارسال می شود.

بعد از این مرحله مسئول اداره دستور انجام تشریفات لازم برای تشکیل پرونده المثی را خطاب به بایگانی صادر می نماید.

مسئول بایگانی در اجرای دستور صادره ضمن اعلام مراتب فقدان پرونده به دفاتر اسناد رسمی تابعه از آنها می خواهد چنانچه هر گونه معامله ای نسبت به ملکی که پرونده آن مفقود شده در ان دفترخانه صورت گرفته رو نوشت اداری از سند و فتوکپی مصدق خلاصه معامله آن را همراه با سایر مدارک موجود ظرف مدت 15 روز به ثبت محل ارسال دارند و تاکید می نماید در صورت عدم پاسخ لازم یا ارسال مدارک در خواستی ظرف مهلت مقرر مسئولیت ناشی از اقدامات بعدی در صورت بروز اشکال متوجه دفتر خانه خواهد بود و نیز با برری سوابق آگهی های نوبتی وتحدیدی و ملاحظه ته سوش قبوض اعتراض و مراجعه به دفتر بازداشتی اطلاعات لازم را در خصوص چگونگی وضعیت ملک مربوطه کسب می نمایدسپس مراتب انجام شده را طی گزارشی به استحضار رئیس اداره می رساند.

مسئول ادراه پس از بررسی اقدامات انجام شده در صورتیکه قنصی را ملاحظه ننماید دستور انتشار آگهی فقدان پرونده را صادر می کند.

مسئول بایگانی آگهی فقدان پرونده را که مشخصات پرونده وملک ومالک در آن تصریح می شود تهیه و به امضای رئیس اداره می رساند.

آگهی پس از درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیکاتور برای چاپ در یکی از روزنامه های محلی یا کثیرالانتشار تعیین شده به اداره ارشاد اسلامی محل فرستاده می شود. پس از ارسال آگهی به روزنامه مسئول بایگانی حسب دستور رئیس اداره گزارش جامعی از چگونگی فقدان پرونده و نحوه اقدامات انجام شده و وضعیت ملک را عنوان ثبت منطقه تهیه می نماید در این گزارش که باید فاقد هر گونه ابهام باشد مشروح اقداماتی که انجام شده بایستی مرقوم گردد.

گزارش پس از امضاء رئیس اداره و درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیکاتور به ثبت منطقه ارسال و سوابق تا وصول دستور ثبت منطقه به بایگانی ارسال و نگهداری می شود .

پس از دریافت دستور ثبت منطقه مبنی بر جواز و چگونگی تشکیل پرونده المثنی و ثبت آن در دفتر اندیکاتور مسئول بایگانی با توجه به دستور واصله و سوابق تنظیمی پرونده المثنی را تشکیل و ضمن اخبار موضوع فقدان پرونده اصلی و تشکیل پرونده ثبتی لامثین با خط قرمز در دفتر توزیع اظهار نامه پرونده را در ردیف خود ضبط می نماید.

بدیهی است چنانچه بعد از تشکیل پرونده المثنی پرونده اصلی پیدا شود سوابق المثنی با قید موضوع ضمیمه پرونده اصلی می گردد.
 

روش تشکیل پرونده المثنی برای املاکی که دارای پلاکهای فرعی مجزی شده از پلاک اصلی هستند

روش تشکیل پرونده المثنی برای املاکی که دارای پلاکهای فرعی مجزی شده از پلاک اصلی هستند و نسبت به پلاک فرعی که در اثر تفکیک یا افزار پلاک اصلی جدا شده سند مالکیت صادر گردیده و پرونده پلاک اصلی آن هم موجود باشد.

گرچه شرح کامل و نحوه تشکیل پرونده ثبتی المثنی در بحث قبل بطور مشروح بیان شد ولی چنانچه پرونده ثبتی ملکی که دارای پلاک فرعی مجزی شده از پلاک اصلی باشد و نسبت به پلاک فرعی که در اثر تفکیک یا افراز از پلاک اصلی جدا شده سند مالکیت صادر گردیده مفقود شود و پرونده پلاک اصلی هم که حاوی اظهارنامه و صورت جلسه تحدیدی است موجود باشد، روش تشکیل پرونده المثنی نسبت به این قبیل پرونده ها بدین شرح است:

مسئول بایگانی مراتب فقدان پرونده ثبتی را طی نامه ای به رئیس اداره گزارش و در آن مشخصات کارمندی را که پرونده در اختیار یا تحویل یا تحت تصدی او بوده قید و معرفی می نماید. رئیس اداره دستور می دهد که گزارش در دفتر اندیکاتور ثبت و کارمند متخلف که موجب که موجب فقدان پرونده گردیده به دادسرای عمومی محل جهت تعقیب معرفی شود(بند 332 و 333 مجموعه بخشنامه های ثبتی) مسئول بایگانی گزارش لازم مبنی برفقدان پرونده و معرفی کارمند متخلف را به دادسرای عمومی محل تهیه سپس رئیس اداره آن را امضاء ومتصدی دفتر پس از درج شماره در دفتر اندیکاتور به دادسرای عمومی محل راسال می دارد.

بعد از این مرحله مسئول اداره دستور انجام ت شریفات لازم برای تشکیل پرونده المثنی را خطاب به بایگانی می نماید.

مسئول بایگانی در اجرای دستور صادره ضمن اعلام مراتب فقدان پرونده به دفتر اسناد رسمی تابعه از آنها می خواهد تا چنانچه هر گونه معامله ای نسبت به ملکی که پرونده ثبتی آن مفقود شده در آن دفترخانه صورت گرفته رونوشت اداری از سند و فتوکپی مصدق خلاصه معامله آن را همراه با تصویر سایر مدارک موجود ظرف مدت 15 روز از تاریخ دریافت نامه به ثبت محل ارسال دارندو خاطر نشان می سازد در صورت عدم پاسخ یا ارسال مدارک ظرف مهلت مقرر مسئولیت ناشی از اقدامات بعدی درصورت بروز متوجه دفترخانه خواهد بود و نیز د صورت امکان فتوکپی مصدق کلیه صفحات سند مالکیت را از مالک آن مطالبه و چنانچه درستون نقل و انتقالات آن وقوع معامله ای قید شده باشد رونوشت اداری و فتوکپی مصدق خلاصه معامله و سایر مستندات انجام معامله را از دفتر خانه مربوطه درخواست می نماید. همچنین برای حصول اطمینان بیشتر تعهدی از مالک مبنی بر عدم بازداشت یا وثیقه و انجام

معامله و اخذ گواهی لازم مبنی بر وجود خلاصه معامله ثبت نشده را از متصدی مربوطه دردفتر املاک تحصیل می نماید.

سپس مراتب اقدامات انجام شده را طی گزارشی به مسئول اداره ارائه می کند. مسئول اداره پس از بررسی اقدامات انجام شده در صورتیکه آنها را کافی تشخیص و از صحت آن اطمینان حاصل نمود ضمن دستور تهیه پیش نویس سند مالکیت المثنی سوابق را برا ی اقدام بعدی به دفتر املاک ارجاع می نماید.

متصدی دفتر املاک پیش نویس المثنی سند مالکیت را برابر مندرجات ثبت دفتر املاک مربوطه تهیه و پس از گواهی دفتر بازداشتی سوابق را نزد رئیس اداره ارسال می دارد.

مسئول اداره پس از بررسی سوابق تشکیلی پیش نویس سند مالکیت را امضاء و سوابق را جهت تشکیل پرونده به بایگانی برای سوابق پرونده ای تشکیل و پس از قید کلاسه و شماره پلاک در ردیف مربوطه ضبط می نمایند.
 

روش اقدام نسبت به رفع تزاحم و تعارض در تصرف از جهت پذیرفتن

هرگاه بین اشخاص و اداره ثبت هنگام قبول ثبت ملکی اختلافی حاصل شود یا ملکی را که متقاضی مدعی مالکیت اوست و نسبت به ان تقاضای قبول ثبت دارد در تصرف فرد دیگری باشد که تمصرف هم نسبت به همان ملک ادعای مالکیت بنماید قبول ثبت چنین ملکی موکول به رفع تزاحم و تعارض می باشد. بدیهی است مرجع رسیدگی و اتخاذ تصمیم نسبت به قبول ثبت بنام هر یک از طرفین اختلاف هیئت نظارت ثبت منطقه مربوطه خواهد بود.(موضوع بند یک از ماده 3 آئین نامه اجرائی رسیدگی اسناد مالکیت معارض و هیئت تظارت و شورای عالی ثبت). البته آراء هیئت نظارت که در این خصوص صادر می شود باستناد تبصره 5 از بند 8 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت قابل تجدید نظر در شورایعالی ثبت می باشد.

روش عملی رسیدگی به موضوع جهت تهیه گزارش به ثبت منطقه بشرح زیر است:

نماینده و نفشه بردار بعد از مراجعت از معاینه محل و مشاهده تعارض و تزاحم و وجود اختلاف بین متقاضی قبول ثبت و متصرف مراتب را طی گزارشی به استحضار رئیس اداره می رسانند.

رئیس ثبت بعد از مطالعه گزارش و بررسی ضمن اینکه دستور میدهد در دفتر اندیکاتور ثبت شود سوابق را جهت انجام اقدامات بعدی به نماینده مربوطه ارجاع می نماید.

متصدی دفتر اندیکاتور گزارش را ثبت دفتر نموده و برای اقدام بعدی نزد نماینده ارسال می دارد. نماینده حسب دستور رئیس اداره مدارک طرفین دعوی را اخذ و ضمن تعیین وقت مناسب بطرفین اخطار می نماید که برای معاینه محل در روز مقرر در محل ملک حضور یابند و نیز در اخطار متذکر می گردد که اولاً عدم حضور مانع از انجام عملیات نخواهد بود و ثانیاً طرفین دعوی می توانند تا روز معاینه محل به اداره ثبت مراجعه و با ملاحظه مدارک تسلیمی طرف مقابل از مفاد آنها اطلاع حاصل نمایند.

اخطارها پس از امضاء رئیس اداره و درج شماره بر آنها توسط دفتر اندیکاتور جهت ابلاغ به مامور مربوطه تسلیم می گردد.

مامور ابلاغ آنها را در اسرع وقت به طرفین دعوی ابلاغ و نسخ رؤیت شده را با قید امضاء و گواهی ابلاغ طی گزارشی بنظر رئیس ثبت می رساند.

مسئول اداره پس از ملاحظه اخطارهای ابلاغ شده و حصول اطمینان از صحت ابلاغ دستور می دهد تا در سابقه ضبط گردند.

در روز مقرر و تعیین شده با مراجعه متقاضی نماینده و نقشه بردار همراه وی به محل وقوع ملک عزیمت می نمایند. ضمناً چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع 30 کیلومتر باشد و فوق العاده ماموریت و هزینه سفر به نماینده و نقشه بردار تعلق گیرد متقاضی موظف است آن را در گذشته بیان شد بحساب سپرده ثبت واریز و فیش آن را به حسابداری ارائه نمابد.

بعد از حضور در محل نماینده تحقیقات جامعی را پیرامون چگونگی مالکیت متقاضی و تصرفات متصرف انجام و صورت جلسه ای را که بیانگر نحوه مالکیت متقاضی یا متصرف و نیز نحوه تصرف مدعی یا متقاضی باشد تنظیم و به امضاء طرفین و حضار و گواهان و شهود و بعد از اظهار نظر صریح نسبت به موضوع خود و نقشه بردار آن را امضاء و در صورت لزوم و ضرورت نقشه بردار کروکی ملک را هم ترسیم و سپس مراتب را طی گزارشی به استحضار رئیس اداره می رساند.

مسئول اداره گزارش نماینده محل را ملاحظه و بررسی و در صورتیکه آن را جامع و کافی تشخیص داده و اشکالی بر آن متصور نباشد دستور می دهد مراتب جهت طرح در هیئت نظارت به ثبت منطقه گزارش شود.

در این گزارش که عنوان ثبت منطقه تهیه می گردد نماینده بایستی جریان کامل ملک مورد تقاضا و چگونگی اقدامات انجام شده و اجراء موارد مندرج در بند یک ماده 3 آئین نامه اجرائی رسیدگی اسناد مالکیت معارض را بصراحت مرقوم و نظر نهائی ثبت محل را در خصوص قبول ثبت بنام یکی از دو طرف دعوی اظهار نماید.

مسئول اداره گزارش را مطالعه و در صورتیکه جامع تشخیص داد آن را امضاء و دستور پرداخت فوق العاده نماینده و نقشه بردار را هم می دهد، سپس متصدی دفتر اندیکاتور پس از درج شماره آن را به ثبت منطقه مربوطه ارسال و سوابق را تا وصول رای هیئت نظارت جهت ضبط به بایگانی برگشت می دهد.
 

روش رسیدگی نسبت به ادعای اشخاص بعد از قبول درخواست ثبت

هر گاه بعد از قبول درخواست ثبت ملک بنام فرد معینی، دیگری ادعا نماید که اداره ثبت در پذیرفتن تقاضا اشتباه نموده و متقاضی ثبت متصرف مورد تقاضا نبوده و مدعی تصرف حین تقاضا شود بشرح زیر نسبت به موضوع رسیدگی و مراتب جهت تعیین تکلیف به ثبت منطقه گزارش می شود تا در هیئت نظارت مطرح گردد(موضوع بند 2 از ماده 3 آئین نامه اجرائی رسیدگی اسناد مالکیت معارض و هیات نظارت و شورای عالی ثبت)

بدیهی است رسیدگی هیئت نظارت در این مورد تا وقتی است که ملک در دفتر املاک به ثبت نرسیده باشد(موضع تبصره 3 بند 8 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت)

روش عملی رسیدگی به ادعای معترض بشرح زیر است:

مدعی این تقاضای خود را همراه با مدارک ومستندات مربوطه به ثبت محل تسیلم دارد.

رئیس ادراه پس از ملاحظه مدارک ابزاری دستور ثبت تقاضا را در دفتر اندیکاتور داده و آن را جهت رسیدگی به یکی از نمایندگان ارجاع می نماید.

تقاضا بعد از ثبت در دفتر اندیکاتور جهت ضمیمه نمودن پرونده به بایگانی ارسال می شود.

در بایگانی پرونده از ردیف مربوطه خارج و به ضمیمه تقاضا و مدارک ابزاری مدعی جهت رسیدگی نزد نماینده اقدام ارسال می گردد.

نماینده پرونده را بررسی و با توجه به محتویات آن و مدارک و مستندات مدعی مراتب را به ثبت منطقه گزارش می نمایددر این گزارش که باید مشروح جریان پرونده و نیز چگونگی ادعای معترض و مستندات آن بصراحت نوشته شود نماینده بایستی نظریه ثبت محل را در خصوص اینکه ادعا موجه است یا خیر صریحاً مرقوم دارد.

رئیس ثبت گزارش را ملاحظه در صورتیکه آن را جامع تشخیص دهد امضاء می نماید.

گزارش پس از درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیکاتور همراه با تصویر مستندات و مدارک مدعی به ثبت منطقه فرستاده می شود.

سپس پرونده تا وصول پاسخ از ثبت منطقه جهت ضبط در ردیف مربوطه به بایگانی برگشت می گردد ثبت منطقه در صورتیکه با توجه به گزارش تحقیق محلی را ضروری تشخیص دهد مراتب را به ثبت محل اعلام می دارد.

پس از وصول پاسخ ثبت منطقه رئیس ثبت ضمن دستور در دفتر اندیکاتور آن را به نماینده مربوطه اقدام بعدی ارجاع می نماید و عند اللزوم نقشه برداری را هم برای همکاری با نماینده تعیین می کند.

متصدی امور دفتری پاسخ ثبت منطقه را در دفتر اندیکاتور ثبت نموده و برای ضمیمه نمودن پرونده به بایگانی می فرستد.در بایگانی پرونده از ردیف خود خارج و همراه با نامه ثبت منطقه جهت اقدام نزد نماینده ثبت ارسال می شود.

نماینده در اجرای دستور ثبت منطقه ضمن تعیین وقت مناسب مراتب را به طرفین اخطار می نماید تا جهت معاینه و تحقیقات محلی در تاریخ تعیین شده در ثبت محل حضور یابد و خاطرنشان می سازد اولاً عدم حضور مانع رسیدگی نخواهد بود. ثانیاً طرفین می توانند تا قبل از وقت رسیدگی به اداره ثبت مراجعه و مدارک ابزاری طرف دیگر را ملاحظه و از مفاد آن اطلاع حاصل نمایند.

اخطارها پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیکاتور جهت ابلاغ به طرفین به مامور ابلاغ تسلیم و پرونده را جهت ضبط تا روز معاینه محل به بایگانی برگشت می دهد. مامور ابلاغ آنها را در اسرع وقت به طرفین دعوی ابلاغ و نسخ دیدرا شده را با قید تاریخ ابلاغ و گواهی طی گزارش به نظر رئیس اداره می رساند.

رئیس ثبت بعداز ملاحظه اخطارهای ابلاغ شده در صورت حصول اطمینان از صحت ابلاغ دستور ضبط آن را در پرونده می دهد.

با مراجعه مدعی یا طرف مقابل در روز تعیین شده و عندالزوم نقشه بردار به محل وقوع ملک عزیمت می نماید. ضمناً چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع 30 کیلومتر بوده و فوق العاده ماموریت و هزینه سفر به نماینده ونقشه بردار تعلق گیرد تمقاضی باید آن را بطریقی هک شرح آن قبلاً گفته شد در حساب سپرده ثبت واریز نماید.

پس از حضور در محل وقوع ملک نماینده با معاینه محل تحقیقات جامعی را پیرامون اینکه ملک مورد ادعا حین تقاضای ثبت در تصرف چه کسی بوده و در حال رسیدگی در تصرف کیست انجام و مراتب را به امضاء طرفین و شهود و گواهان و مجاورین و افراد ذینفع می رساند و نفشه بردار نیز عنداللزوم نقشه ملک را ترسیم می نماید.

سپس نماینده و نقشه بردار صورتجلسه را امضاء و مراتب را طی گزارشی بنظر رئیس اداره می رسانند.رئیس ثبت پس زا ملاحظه گزارش نماینده و بررسی صورتجلسه تنظیمی و تطیبق آن با مندرجات پرونده در صورتیکه آن را جامع تشیخص داده دستور می دهد تا مراتب را به ثبت منطقه گزارش نماید. دراین گزارش که درپاسخ نامه ثبت منطقه تهیه می شود نماینده بایستی جریان کامل ملک و چگونگی ادعای معترض و نحوه افدامات انجام شده و اجرای موارد مندرج رد بند 2 ماده 3 آئین نامه اجرائی رسیدگی اسناد مالکیت معارض را به صراحت مرقوم و نظرنهائی ثبت محل را در خصوص موضوع اظهار نماید.مسئول اداره گزارش را مطالعه در صورتیکه اشکالی بر آن متصور نباشد امضاء و دستور پرداخت فوق العاده نماینده و نقشه بردار را به حسابداری می دهد.

متصدی دفتر اندیکاتور پس از درج شماره گزارش را به ثبت منطقه ارسال می دارد و پرونده را تا وصول رای هیئت نظارت جهت ضبط به بایگانی می فرستد.