شرح وظایف عوامل ثابت عمره

شرح وظایف مدیران و عوامل ثابت خدماتی هتل‌های عمره مفرده
ب) شرح وظایف مدیران ثابت هتل‌ها
1. وظایف قبل از سفر
1.1. دریافت حکم از دفاتر حج و زیارت استان
1.2. انتخاب عوامل پذیرائی توانا و خوش‌برخورد و آراسته و آشپز مجرب و ماهر
1.3. معرفی و تهیه مدارک و فرم‌های لازم جهت مصاحبه عوامل به واحد اعزام
1.4.مطالعه دقیق دستورالعمل‌های ارائه شده در زمینه موضوعات مربوط به تغذیه و تدارکات، حمل و نقل و خصوصاً تعهدات هتل‌ها و تفهیم آن به معاون و عوامل ذیربط
تدارکات: دانستن نوع جنس، تاریخ تولید، وزن، سرانه هر نفر
حمل و نقل: دانستن شرکت حمل و نقل سعودی طرف قرارداد، نوع ماشین خروجی و زیارت دوره، مدل ماشین
هتل‌ها: دانستن قسمت‌هایی از قرارداد عمره پیوست‌های شماره:
3. شرایط خاص اسکان زائران
4. حمل و نقل زائران
7. دفاتر اطلاع‌رسانی استقبال
8. لیست وسایل داخل اتاق‌ها
9. وسایل مورد نیاز رستوران
10. سالن اجتماعات و سخنرانی
11. وسایل مورد نیاز آشپزخانه

 

1.5. برگزاری جلسات توجیهی با عوامل و پذیرش مدت مأموریت حداکثر 2 ماه به خصوص برای کارمندان
1.6. تهیه لباس فرم و کارت شناسایی برای کلیه عوامل و آلبوم مشخصات عکس‌دار خود و عوامل ثابت طبق چارت هر هتل
1.7. برنامه‌ریزی برای انجام کارهای فرهنگی در هتل (طبق دستور‌العمل بعثه مقام معظم رهبری«حفظ‌الله»)
1.8. تهیه و تکثیر فرم‌های مورد نیاز
1.9. تهیه شرح وظایف هر کدام از عوامل و ابلاغ به آنها برابر دستورالعمل‌های سازمان
1.10. داشتن گوشی تلفن همراه با لوازم جانبی در عربستان جهت استفاده از سیم کارت تحویلی از ستاد
2. وظایف در زمان حضور در عربستان
2.1. تقسیم کار بین عوامل، اعلام شرح وظایف و نظارت دقیق بر عملکرد آنان
2.2. تشریح وضعیت کار عوامل در عربستان مانند ساعات کار، امکانات، مقدورات و محدودیت‌ها و غیره
2.3. حضور دائم مدیر و معاون او در هتل
2.4. توجیه عوامل خود نسبت به قوانین و مقررات و وظایف با توجه به هتل محل استقرار
2.5. تهیه آلبوم مشخصات عکس‌دار خود و عوامل ثابت طبق چارت هر هتل و ارائه یک نسخه از آن به ستاد در بدو ورود
2.6. رعایت شئون خدمتگزاری به زائران نظیر آراستگی لباس، وضعیت ظاهری، برخورد مؤدبانه و غیره
2.7. نگهداری بلیت هواپیمایی خود و عوامل که رفت و برگشت است (در صورت مفقود شدن مبلغ 50 دلار توسط شرکت‌های هوایی جهت صدور مجدد بلیط دریافت می‌شود)
تذکر: مسئولیت انجام وظایف مشروحه فوق مستقیماً بر عهده‌ی مدیران ایرانی هتل‌ها است و معاون وی موظف است زیر نظر او به انجام امور محوله از سوی او مبادرت نماید. البته تذکر فوق نه اینکه نافی تقسیم کار مشخص و منطقی بین مدیر و معاون نخواهد بود، بلکه ضرورت آن در عرصه عمل و اجرا کاملاً محسوس و ملموس است و بر انجام آن تأکید می‌شود.
تذکر مهم: در صورت تشرف خانوادگی مدیر و عوامل ثابت به صورت زائر بازگشت آنان به ‌ایران به همراه کاروان مربوطه خواهد بود و اقامت آنان در عربستان منوط به کسب مجوز قبلی با تعیین مدت اقامت و پرداخت هزینه‌های مربوطه می‌باشد (تخلف از این بند بر ارزش‌یابی آنان تأثیر‌گذار خواهد بود)
3. وظایف مدیران ثابت عمره3.1. انتخاب یک نفر از عوامل خود به عنوان مسئول امور فرهنگی هتل به منظور هماهنگی و برنامه‌ریزی امور فرهنگی. (در صورت عدم معرفی مسئول امور فرهنگی توسط بعثه)
3.2. نظارت بر حسن اجرای برنامه‌های فرهنگی هتل.
3.3. آماده‌سازی ورودی هتل و محل استقرار زائران (در مدینه و مکه) از جهت پوشش تبلیغی و نیز اطلاع‌رسانی به آنان با هماهنگی واحد اطلاع‌رسانی ستاد عملیات عمره در عربستان
3.4. کنترل ماهواره و بستن کانال‌های غیرمجاز تلویزیونی مورد استفاده هتل‌ها و چک کردن آنها به صورت روزانه
3.5. حضور در مراسم استقبال و بدرقه از زائران هنگام ورود و خروج از هتل
3.6. هماهنگی لازم در برنامه‌های فرهنگی با مدیران و روحانیون محترم کاروان‌ها
3.7. ایجاد هماهنگی لازم برای برگزاری هر چه بهتر مراسم عمومی بعثه در آن هتل
3.8. تشکیل شورای فرهنگی هتل با عضویت:
  1) روحانیون کاروان‌های مستقر در هتل
  2) مدیران کاروان‌های مستقر در هتل
  3) مسئول امور فرهنگی هتل
  4) پزشک مستقر در هتل
  5) مدیر ثابت
3.9. استفاده بهینه از امکانات صوتی و تصویری هتل در جهت آموزش و اطلاع‌رسانی
4. امور مرتبط با ستاد
4.1. هماهنگی با مسئول ستاد و ارسال گزارش‌ها و فرم‌های مورد نیاز برابر زمان‌بندی اعلام شده توسط ستاد
4.2. عدم پذیرش مهمان توسط مدیر ثابت هتل بدون هماهنگی و مجوز ستاد
4.3. حسن همکاری و مساعدت با مدیر دوره‌ی بعد و آشنا نمودن وی با امور جاری هتل که به صورت کتبی به مدیر جدید داده می‌شود و یک نسخه‌ی آن تحویل ستاد می‌گردد.
4.4. تکمیل فرم زائرین گم شده، و گزارش کردن وضعیت بیماران اورژانسی یا حوادث احتمالی به ستاد (برابر فرم مربوطه).
4.5. ایجاد بایگانی منظم در زمینه‌های تدارکات، مکاتبات اداری، امور مالی و‌... و ارائه‌ آن به مدیر جدید و نیز آماده بودن‌ آنها جهت بازدید مسئولان ستادی.
4.6. ارسال صورت‌جلسات هفتگی به ستاد منطقه.
4.7. انتقال هر گونه حادثه، اتفاق و مشکل در سریع‌ترین زمان ممکن به ستاد منطقه.
5. امور درمانی و بهداشتی
5.1. پیش‌بینی و تأمین امور رفاهی، نظافتی و بهداشتی با تجهیز یکی از اتاق‌های مناسب هتل به عنوان محل کار پزشک و امور پزشکی با هماهنگی ستاد و مرکز پزشکی حج
5.2. هماهنگی با پزشکان اعزامی در کنترل و بازرسی امور بهداشتی هتل و مواد غذایی به منظور جلوگیری از هر گونه مشکل
5.3. تأکید بر رعایت اصول بهداشتی آشپزخانه، ظروف آشپزی و غذاخوری، یخچال و سردخانه، انبار مواد غذایی و سایر امکانات جانبی و مربوطه.
5.4. تأکید و نظارت به رعایت موارد بهداشتی در رستوران مانند استفاده از دستکش یک بار مصرف توسط عوامل بومی و ایرانی و مصرف کلاه، پیش‌بند و دستکش توسط آشپزها و گذاشتن قاشق در مواد غذایی مشترک مانند شکر یا زیتون.
5.5. کنترل نصب جای صابونی مایع در دستشویی‌های عمومی هتل و شارژ آنها
5.6. رعایت موارد بهداشتی در هتل نسبت به تدارکات، تغذیه، آشپزخانه، نظافت و‌... که طی بخشنامه‌ ویژه بهداشت ابلاغ خواهد شد. (شستشوی ظروف بسیار مهم و مورد توجه است)
5.7. کنترل کارت بهداشتی عوامل بومی هتل
6. امور مربوط به اسکان
6.1. اطلاع از امکانات و خدمات در هتل و ارائه خدمات برابر دستورالعمل‌ و شرح وظایف مدیران و بخشنامه صادره از سوی ستاد.
6.2. نظارت دقیق بر حسن اجرای قرارداد منعقده با هتل و اخذ امکانات و خدمات لازم از هتل‌ها برابر قرارداد.
6.3. برگزاری جلسه معارفه رسمی با مدیران سعودی هتل و برقراری هماهنگی در جهت اداره‌ هتل به نحو مطلوب.
6.4. کنترل ظرفیت کلی هتل، تعداد طبقات، اتاق‌ها و تخت‌های هر اتاق براساس پلان.
6.5. کنترل مستمر پلان‌ها و اعلام هر گونه مغایرت و اشکال و یا تغییر به ستاد.
6.6. نظارت بر روند استقرار و منظم و آرام زائرین، و ارائه گزارش به موقع به ستاد، در صورت بروز هر گونه اقدام مغایر با توافقات انجام شده.
6.7. خالی نگه‌ داشتن اتا‌ق‌های خارج از پلان یا استفاده نشده توسط گروه‌ها و اعلام به موقع آن به ستاد.
6.8. تعیین دفتری مجهز به لوازم اداری در دسترس زائرین به عنوان محل کار خود (ویژه دوره اول).
6.9. نظارت و پیگیری مستمر و دقیق بر تأمین کلیه امکانات رفاهی زائرین و خدمات لازمه از قبیل آسانسور، کولر، آب گرم، آب شرب، برق و کنترل لوازم و تأسیسات هر اتاق و غیره.
تبصره: در صورت بروز هر گونه نقص و کمبود بلافاصله با هماهنگی مدیر سعودی هتل نسبت به رفع نقص اقدام شود و در صورت هر گونه اهمال از سوی مدیر سعودی، ضمن گزارش به ستاد با موافقت ستاد، سریعاً نسبت به رفع نقص اقدام و صورت هزینه اسناد مربوطه به ستاد تحویل شود.
6.10. برقراری جلسات منظم هفتگی با مدیر سعودی هتل جهت بررسی وضعیت هتل و رفع نواقص احتمالی و اعلام تاریخ و ساعت و ارسال صورتجلسات به ستاد.
6.11. برگزاری جلسه معارفه عوامل بومی هتل با حضور مدیر ثابت جدید و قدیم.
6.12. کنترل کارت بهداشت عوامل بومی و نصب کارت بهداشت عوامل ایرانی در محل مناسب (ترجیحاً دفتر مدیر)
6.13. اخذ فهرست عوامل سعودی هتل همراه با شرح وظایف آنان جهت نظارت بهتر بر عملکرد آنان.
• مدیر باید بر وجود تعداد کافی کارگر محلی در هر یک از واحدها و طبقات هتل نظارت نماید. و فهرست اسامی و مشخصات و تابعیت و شرح وظایف و نام مسئول مستقیم آنها را از طرف سعودی دریافت کند و ملبس بودن آنها به لباس متحدالشکل و الصاق کارت شناسایی عکس‌دار بر سینه را کنترل نماید و جایگاه استقرار آنها در طبقات را با تابلو مشخص کرده تا در مراجعه زائرین جهت استفاده از خدمات خانه‌داری تسهیل گردد.
6.14. دریافت آلبوم عکس‌دار مشخصات کامل عوامل خدماتی بومی هتل در بخش‌های مختلف از مسئول سعودی هتل.
6.15. کلیه عوامل خدماتی بومی هتل در بخش‌های مختلف با رنگ لباس متفاوت در نظر گرفته شوند (رستوران، خانه‌داری طبقات، صیانه، حمل بار)
6.16. نصب تابلو، نشانه‌های راهنما و اطلاعیه‌های مورد نیاز در تابلوی اعلانات و رعایت اصول اطلاع‌رسانی هماهنگ در هتل و جلوگیری از پراکندگی نصب اطلاعیه‌ها.
6.17. کنترل ساعت‌های نصب شده در هتل در طول شبانه‌روز و اطمینان از صحت آنها.
6.18. بازدید از کلیه اتاق‌های هتل در زمان تحویل گرفتن هتل و اطمینان از تفکیک شدن اتاق‌های تودرتو و قفل بودن درب آنها.
6.19. در بدو ورود زائرین، استقبال و خوش‌آمدگویی و هدایت آنان به اتاق‌های خود طبق پلان تهیه شده توسط مدیر راهنما.
6.20. توجیه زائرین نسبت به مقررات هتل با حضور مدیر راهنما، معاون و روحانی و ارائه آخرین اطلاعات به آنها در بدو ورود با صرف حداقل زمان و معرفی خانه‌دار و معاون ایرانی هتل.
6.21. نظارت بر روند تحویل کلید اتاق‌ها به زائرین در قبال دریافت کارت شناسایی زائرین.
6.22. نظارت بر جمع‌آوری گذرنامه‌ها توسط مدیر راهنما و تحویل آن به مدیر سعودی هتل و دریافت رسید که بدیهی است در خصوص افرادی که نیاز به تهیه ویلچر دارند هماهنگی در ارائه اصل گذرنامه به آنان می‌بایست مورد نظر قرار گیرد.
6.23. همکاری و نظارت دقیق بر اسکان زائرین و حل مشکلات احتمالی تا پایان اسکان با حضور مؤثر خانه‌دار.
6.24. برنامه‌ریزی و اعلام زمانبندی نظافت و سرویس اتاق‌ها در هر طبقه.
6.25. نظارت بر نظافت روزانه و تعویض ملحفه‌ها و حوله‌ها با توجه به درجه هتل و در هنگام نیاز توسط خانه‌دار ایرانی هتل. (تحویل فرم نظافت بین هفته (بعد از امضای مدیر ثابت) به مدیر راهنما و گرفتن امضاء از مدیر راهنما)
6.26. نظارت بر تکمیل چک لیست نظافت و سرویس اتاق‌ها قبل از ورود هر کاروان که بایستی به تأیید خانه‌دار ایرانی هتل برسد.
6.27. نظارت بر استفاده صحیح از کارت مخصوص سرویس و نظافت اتاق‌ها توسط زائرین.
6.28. نظارت مداوم بر نظافت پلکان‌ها، راهروها، آشپزخانه و غذاخوری، تأسیسات و امکانات جنبی مربوط به سردخانه، یخچال، انبار مواد غذایی، محل شستشو و غیره.
6.29. حفظ متانت و بردباری و رعایت اخلاق اسلامی و هماهنگی کامل در برخورد با مدیر سعودی و راهنمایی زائران و انتقال درخواست‌های خود در چارچوب قرارداد با مدیر سعودی (در صورت عدم همکاری و یا بروز مشکلاتی از ناحیه مدیر سعودی، قبل از هر گونه اقدامی موضوع به ستاد منعکس تا تصمیم مقتضی گرفته شود).
6.30. تأمین نیازهای تدارکاتی زائرین ورودی به هتل در اتاق‌ها (چای، قند، نمک، آب، پودر لباسشویی، شامپو و صابون، دستمال کاغذی،‌ بشقاب، کارد میوه‌خوری و لیوان و سینی و دمپائی) و کسری اقلام بهداشتی از طریق مدیر سعودی هتل.
6.31. مشخص نمودن قبله در اتاق‌ها.
6.32. اعلام ساعات حضور در مسجد النبی برای آقایان و خانم‌ها و همچنین قبرستان بقیع برای آقایان و کنار قبرستان بقیع برای خانم‌ها.
6.33. عدم اسکان زائرین بیش از طول مدت پیش‌بینی شده (در صورت ضرورت کسب اجازه کتبی ستاد و ایجاد هماهنگی در این مورد لازم است).
6.34. ایجاد کشیک شبانه بین ساعات 24 تا 6 صبح با هماهنگی مدیر ثابت از بین عوامل ثابت و اعلام جدول شیفت به ستاد.
6.35. نظارت بر دریافت امانات زائرین توسط مدیر سعودی هتل در قبال اخذ رسید.
6.36. تنظیم توصیه‌ها و تذکرات لازم در هر هتل و الصاق آن پشت درب اتاق‌ها جهت توجیه زائرین.
6.37. شناخت نقاط حادثه‌خیز در هتل نظیر آتش‌سوزی و سقوط از پنجره، پشت‌بام و‌... و آمادگی لازم خود و عوامل در بروز حوادث غیرمترقبه و راه‌های پیشگیری.
6.38. اعلام رعایت اصول ایمنی در هتل از طریق نصب اطلاعیه‌های هشدار دهنده جهت جلوگیری از (سرقت، آتش‌سوزی، برق‌گرفتگی، سقوط از پنجره یا پشت‌بام، آسانسور و‌...)
6.39. نظارت بر سیستم تصویری اتاق‌ها به منظور دریافت شبکه‌های تلویزیونی مجاز و تلاش جهت بستن کانال‌های غیرمجاز و کنترل روزانه.
6.40. ایجاد بایگانی منظم از چک لیست‌های خانه‌داری در مورد نظافت و سرویس اتاق‌ها جهت پاسخگویی به موارد و شکایات احتمالی آینده.
6.41. رفع نقص از ظروف و وسایل مورد استفاده زائرین در اتاق‌ها و رستوران که به مرور زمان مستهلک شده است.
6.42. نظارت و شمارش انتقال ساک‌های زائرین به اتاق‌ها به هنگام ورود با توجه به شماره درج شده بر روی آنها توسط عوامل بومی هتل (ویژه مکه مکرمه).
6.43. نظارت بر انتقال ساک‌های زائرین به طبقه‌ همکف و ماشین بار توسط عوامل بومی هتل (ویژه مکه و مدینه).
6.44. پیگیری سمپاشی هتل برای مبارزه با حشرات موذی به هنگام ضرورت توسط مدیر سعودی هتل.
6.45. کنترل بر تعویض ملحفه‌های مندرس، شستشوی حمام‌ها و سرویس‌های بهداشتی توسط عوامل بومی.
7. امور تغذیه و تدارکات:
7.1. تحویل گرفتن مواد غذایی و تدارکات و ارائه رسید مهر شده به تحویل دهنده، اطلاع از موجودی انبار و اعلام به موقع نیازها طبق برنامه‌ریزی واحد تدارکات مناطق.
7.2. نصب برنامه غذایی در رستوران جهت اطلاع زائران.
7.3. نظارت بر کیفیت توزیع سه وعده غذا (صبحانه، ناهار، شام) و میوه طبق برنامه اعلام شده.
7.4. نظارت بر پذیرایی از زائرین هنگام ورود.
7.5. کنترل آب زیارت دوره اتوبوس‌ها و تأمین کسری آن و تحویل آب میوه سرد.
تبصره مهم: در صورت کمبود یا نبودن آب اتوبوس‌های زیارت دوره و خروجی آب خنک به مقدار مورد نیاز تأمین و طی گزارشی به همراه شماره اتوبوس و شرکت مورد نظر سریعاً به واحد تدارکات منطقه اعلام گردد.
7.6. با توجه به طبخ متمرکز در مدینه و مکه ارائه آمار دقیق غذای معمولی و رژیمی و نظارت بر توزیع به موقع و با کیفیت آن الزامی است.
7.7. نظارت بر نوع و روش توزیع میوه براساس جدول مربوطه.
7.8. ارائه غذای سرریز به متقاضیان در سالن غذاخوری به صورت محترمانه.
7.9. اعلام نیازها و کسری تدارکاتی در زمان قابل قبول به نحوی که تأمین آن امکان‌پذیر باشد.
7.10. نظارت بر کنترل رفت و آمد عوامل بومی هتل جهت جلوگیری از انتقال اقلام تدارکاتی.
7.11. نصب قفل و ایجاد زمینه حفظ اموال و اقلام تدارکاتی موجود در انبارها.
7.12. رعایت دقیق توزیع میوه طبق برنامه غذایی. عدم سرو میوه‌های کوچک و دریافت میوه‌های درجه یک فقط.
7.13. جلوگیری از انتقال اقلام تدارکاتی به‌ ایران توسط عوامل ثابت.
7.14. تحویل گرفتن اقلام تدارکاتی برابر قرارداد از نظر مارک، نوع کالا، وزن و تاریخ مصرف و نوع بسته‌بندی.
7.15. عدم امضاء و مهر فاکتورهای تدارکاتی قبل از شمارش دقیق و یا تحویل ناقص و گیر بودن کالا و تأیید آن پس از تحویل کامل آنها.
7.16. منظم بودن انبار تدارکات و مجزا بودن اقلام از یکدیگر و زدن اتیکت برای هر یک از آنها و استفاده از پالت برای اقلامی مانند شکر، قند و‌...
7.17. در صورت تحویل کالا و اقلام تدارکاتی به هتل‌های دیگر با هماهنگی مسئول تدارکات دریافت رسید و بایگانی آن الزامی است.
7.18. کلیه اقلام وارده و صادره از انبار به صورت روزانه در سیستم رایانه‌ای ثبت و با هماهنگی مسئول واحد رایانه ستاد مرکزی و واحد تدارکات ستاد منطقه کنترل گردد.
7.19. تذکر جدی به کارگران بومی در حضور مدیر هتل جهت عدم خارج کردن مواد غذایی تحت هر شرایط و با هر عنوان و در صورت مشاهده (حتی بطری آب) و برخورد با متخلف.
8. امور مربوط به حمل و نقل:
8.1. کنترل و بازرسی اتوبوس‌ها پس از پیاده شدن زائرین توسط یکی از عوامل که همواره برای این امر اختصاص یافته و مهر برگه رانندگان پس از امضاء مسئول هر اتوبوس که از طرف مدیر راهنما معین شده است. (ثبت اطلاعات مربوط به راننده اتوبوس و شماره همراه و شماره اتوبوس و شرکت حمل و نقل و نام کارگزار و استان مربوطه ضروری است).
8.2. نظارت و تجهیز کاروان جهت عزیمت به زیارت دوره و بازرسی اتوبوس‌ها در برگشت و مهر کردن برگه رانندگان پس از امضاء مسئولان اتوبوس‌ها.
تذکر: مهر کردن برگه رانندگان به منزله عدم جا ماندن وسایل در اتوبوس‌ بوده و پس از آن شرکت حمل و نقل سعودی هیچ ادعایی را نخواهد پذیرفت.
8.3. نظارت بر اجرای برنامه زمانبندی حرکت اتوبوس‌ها از مقابل هتل طبق برنامه از پیش تنظیم شده و ثبت اطلاعات مربوط به اتوبوس‌ها و ماشین‌ بار و اسامی رانندگان و شماره تلفن همراه آنها در دفتر مربوطه.
8.4. انتخاب یک نفر در هر هتل برای حضور و غیاب اتوبوس‌ها و بازرسی اتوبوس‌ها و اعلام نام ایشان به واحد حمل و نقل منطقه.
8.5. نظارت مستمر و دقیق بر سرویس‌های ایاب و ذهاب زائرین به حرم و بالعکس و اعلام موارد نقص به ستاد منطقه.
8.6. پیگیری حضور به موقع اتوبوس‌های زیارت دوره و همچنین اتوبوس‌های حمل زائرین به مکه یا جده و اعلام موارد نقص به ستاد منطقه.
8.7. نظارت بر نظافت و تمیز بودن اتوبوس‌های جده و زیارت دوره و اعلام موارد منفی به ستاد منطقه.
8.8. کنترل آب مورد نیاز اتوبوس‌ها و زیارت دوره و اتوبوس‌های خروجی و در صورت عدم وجود از طریق هتل تأمین و طی نامه‌ای مشخصات شرکت حمل و نقل و شماره اتوبوس سریعاً به ستاد اعلام گردد.
9. امور مربوط به مدیران راهنما:
9.1. ارائه فرم‌های مربوط به برنامه کاروان‌ها در ایام اقامت در هتل به مدیر راهنما مثل: (زمان زیارت دوره، تعداد اتوبوس‌ها، محل برگزاری جلسات و زمان آن، ساعات صرف غذا، شیفت تلفن،‌زمان تخلیه اتاق، بارگیری ساک‌ها و زمان برگزاری جلسات مدیران راهنما و 4 برگ تذکرات ستاد منطقه) و نصب آن در تابلو اعلانات.
9.2. نظارت دقیق بر عزیمت تمامی زائرین برای انجام زیارت اول طبق برنامه اعلام شده.
9.3. همکاری با مدیر راهنما در انتقال بیماران به درمانگاه یا بیمارستان و یافتن زائرین گمشده.
9.4. همکاری و همراهی با مدیر راهنما در صورت بروز هر گونه حادثه از جمله تصادف، فوت زائر و سایر موارد.
9.5. هدایت مدیران راهنما جهت اعلام ورود به ستاد منطقه حداکثر تا 24 ساعت پس از ورود.
تذکر: رعایت این بند در مکه شامل کلیه کاروان‌ها و در مدینه شامل پروازهای ورودی از جده می‌باشد. در صورت عدم تحویل فرم حواله بین راهی صادر نخواهد شد.
9.6. ارائه جدول شیفت و حضور مستمر در رزرویشن هتل و پاسخگویی به تلفن زائرین و خانواده آنان توسط مدیران و معاونین راهنما و نظارت بر این امر.
9.7. مساعدت و همکاری لازم با روحانی و مدیر و معاون راهنما از یک سو و عدم دخالت در وظایف آنها از سوی دیگر.
9.8. تکمیل فرم ارزشیابی مدیران راهنما و گزارش جلسه مشورتی مدیران راهنما و روحانیون و تحویل آنها در جلسه مدیران ثابت (برابر فرم مربوطه).
9.9. برنامه‌ریزی و تنظیم جدول شیفت مدیران راهنما و زمانبندی جلسات آموزشی گروه‌ها جهت استفاده عادلانه از سالن اجتماعات.
ج) شرح وظایف رابط فرهنگی هتل‌ها:
براساس مصوبات کمیته فرهنگی شرح وظایف رابطین فرهنگی هتل‌های عمره به شرح زیر اجرا می‌گردد.
الف) برای کاروان‌های عمره شورای فرهنگی با عضویت: روحانی کاروان، مدیر راهنما، معاون کاروان، رابط فرهنگی مجتمع و دو نفر از زائران به انتخاب روحانی و مدیر تشکیل می‌شود و این شورا بر چگونگی فعالیت‌های فرهنگی هر کاروان نظارت خواهد داشت.
ب) در هتل‌ها، شورای فرهنگی با ترکیب ذیل تشکیل می‌شود.
• مدیر ثابت
• مدیران و روحانیون کاروان‌های مستقر در آن هتل
• رابط فرهنگی هتل
ج) داشتن رابط فرهنگی در هر هتل تأکید و مقرر شد:
یک نفر از خدمه هتل‌های ثابت عمره به عنوان رابط فرهنگی تعیین و با شرح وظایف زیر انجام وظیفه نماید: (شامل هتل‌هایی که رابطه فرهنگی ندارند)
1. برنامه‌ریزی مناسب برای تشکیل جلسات و جلوگیری از تداخل جلسات کاروان‌ها با یکدیگر.
2. برگزاری مسابقات فرهنگی با هماهنگی روحانی کاروان براساس سیاست‌های مصوب بعثه.
3. راه‌اندازی و اداره کتابخانه داخلی بعثه، و جمع‌آوری و سازماندهی کتب اهدائی زائران جهت بهره‌برداری زائران دیگر.
4. ساماندهی تبلیغات داخلی هتل، تابلو اعلانات و نظم‌دهی به آنها با همکاری واحد اطلاع‌رسانی ستاد.
5. تأمین وسایل کمک آموزشی و اقلام فرهنگی مورد نیاز و مراقبت و نگهداری از آنها.
6. ایجاد امکانات لازم برای حضور مؤثر زائران در جلسات آموزشی کاروان‌ها.
7. برنامه‌ریزی جهت شرکت هرچه بهتر زائران در مراسم اعلام شده از سوی بعثه در مناسبت‌های اسلامی و ملی.
8. نصب نشان قبله و جدول اوقات شرعی در اتاق‌ها و کنترل و نظارت بر آن در طول عملیات عمره.
9. عرضه فرآورده‌ها و محصولات فرهنگی مؤسسه مشعر به زائران و شرکت در جلسات شورای فرهنگی کاروان.
د) شرح وظایف مسئول استقبال:
1. حضور مستمر در محل استقبال جهت انجام وظایف و نظارت بر رفت‌وآمد زائران و کنترل عوامل بومی هتل.
2. نظارت بر شیفت رانندگان مینی‌بوس‌ و اتوبوس‌ها.
3. نظارت و همیاری دادن و تحویل گرفتن تخلیه اتاق‌ها و دقت بر شناسایی زائرین آن هتل.
4. ثبت اشکالات و نقایص هتل و اتاق‌ها در دفتر مشخص و انتقال به موقع آنها به مدیر یا خانه‌دار و پیگیری رفع آنها و ثبت زمان رفع نقص و پیگیری از زائر مربوطه
5. نظارت بر اثاثیه و ساک‌های زائرین (خروجی و ورودی).
6. نظارت بر حسن انجام کار شیفت تلفن مدیران و معاونین راهنما
ه) شرح وظایف خانه‌دار:
با توجه به ‌ایجاد پست خانه‌دار در چارت عوامل ثابت هتل‌ها، خانه‌دار ایرانی باید انسانی صبور و پرتلاش و اجتماعی باشد، به زبان عربی آشنا و ترجیحاً کار آزموده باشد، شرح وظایف نامبرده در ذیل ارائه می‌گردد:
1. شرکت در پذیرایی زائرین در ساعات توزیع غذا
2. آشنایی کامل با مفاد قرارداد اجاره هتل مندرج در انتهای این جزوه در جهت خدمات رسانی بهتر به زائرین
3. اطلاع‌رسانی صحیح به زائرین در مورد چگونگی نظافت اتاق‌ها و الصاق آن در پشست درب هر اتاق و تابلو اعلانات
4. کنترل امکانات موجود در هر اتاق با استفاده از چک لیست کمی و کیفی، مثلاً جدید و تمیز بودن ملحفه، پتو، بالش و ... (طبق فرم پیوست) قبل از ورود کاروان
5. نظارت بر کیفیت نظافت اتاق‌ها و طبقات
6. نظارت بر انجام وظایف خانه‌دار بومی هتل و تأیید گزارش‌های روزانه وی
7. نظارت بر توزیع مناسب و صحیح مواد بهداشتی
8. پیگیری و تأمین نیازهای ضروری زائرین و کوشش جهت رفع مشکلات آنها
9. نظارت مستمر بر رفت و آمدهای داخل طبقات
10. ارتباط نزدیک با مدیر راهنما جهت رفع مشکلات زائرین
11. کنترل اتاق‌ها و لوازم بعد از تخلیه اتاق و قبل از حرکت زائرین
12. تنظیم نمونه برگه امکانات هتل‌ برای پشت درب اتاق‌ها
13. کنترل تاریخ مصرف شارژ کپسول‌های آتش‌نشانی طبقات
14. شستشوی دوره‌ای فرش، پتو و روتختی اتاق‌ها.
و) شرح وظایف انباردار:
1. شرکت در پذیرایی زائرین در ساعات توزیع غذا
2. آماده‌سازی محل انبار برای تخزین اقلام تدارکاتی
3. تخزین اقلام تدارکاتی براساس تاریخ مصرف آنها
4. ارائه اقلام تدارکاتی براساس تقدم تاریخ مصرف
5. تحویل گرفتن اقلام تدارکاتی در هر ساعت از شبانه‌روز
6. نظارت کمی و کیفی بر مواد تحویلی و اعلام هر گونه نقص به مدیر هتل
7. حفاظت از اقلام تدارکاتی
8. داشتن آخرین آمار اقلام موجود در انبار در هر زمان
9. تحویل و تحول اقلام انبار در ابتدا و انتهای مأموریت با فرم‌های مربوطه
10. استفاده از عوامل بومی در امور انبار با رعایت بهداشت
11. نصب اتیکت بر هر بخش از انبار برای مشخص و یکدست شدن محل نگهداری کالا
12. استفاده از کاردکس انبارداری جهت ثبت ورود و خروج و مانده کالا (با استفاده از فرم مصوب) و یا ثبت در سیستم رایانه
13. اطلاع‌رسانی به مدیر ثابت هتل در مورد اقلامی که مازاد بر مصرف بوده و امکان گذشتن تاریخ مصرف آنها وجود داشته یا غیرقابل مصرف خواهد شد (مثل لبنیات، میوه، تره‌بار) جهت انتقال به هتل‌های دیگر با هماهنگی ستاد منطقه
14. عدم تحویل اقلام تدارکاتی با مارک‌های متفرقه یا معیوب و‌... و یا کسب نظر ستاد از طریق مدیر ثابت هتل
15. عدم تحویل کلید انبار در هیچ شرایط به عوامل بومی
16. نظارت بر مصرف بهینه اقلام تدارکاتی و آب شُرب و جلوگیری از اسراف
17. تحویل دقیق مواد غذایی به رستورات و نظارت بر سرویس و توزیع و جمع‌آوری سریع و دقیق باقی مانده مواد پس از هر وعده غذایی نهار ـ شام ـ صبحانه.
ز) شرح وظایف آشپز هتل‌ها:
1. مشخص شدن آشپزخانه‌ای که از آن غذا دریافت می‌نمایند.
2. وظایفی که آشپز هتل باید پیگیری نماید:
• شناسایی محل استقرار گرمکن در هتل و کنترل سالم بودن و نزدیک بودن پریز برق جهت وصل آن (تأکید می‌شود که کابل از قوت و توان کافی جهت عبور جریان برق هیتر می‌بایست برخوردار باشد).
3. شناسایی وضعیت ورودی هتل از نظر رمپ مناسب و جای توقف خودرو حمل غذا
4. آشنایی کامل با گرمکن حمل غذا و کنترل عملکرد سالم آن از لحظه تحویل‌گیری
مهم: سرو غذای گرم با دورچین مرتب و خوش‌منظر از زمان شروع سرو غذا تا 30 دقیقه پس از پایان وقت اعلام شده
5. کنترل گرم‌کن پس از تحویل‌گیری از این نظر که نام هتل روی آن صحیح درج شده باشد و مقدار و نوع غذا درج شده روی آن درست و کافی باشد.
6. کنترل وضعیت بهداشت غذا و انتقال سریع هر گونه کاستی و مشکل به مدیر هتل جهت انعکاس به آشپزخانه
7. وصل کردن به برق و کنترل دمای مناسب داخل آن
8. جلوگیری از باز و بسته کردن درب هیتر تا هنگام سرو غذا
9. ریختن آب جهت تبخیر در جایگاه مخصوص
10. تمیز کردن و نظافت هیتر پس از استفاده غذای داخل آن و شستشو کامل سینی‌های داخلی توسط عوامل بومی هتل
11. نظارت بر انتقال هیتر به طبقه همکف محل اقامت جهت باز گرداندن به آشپزخانه متمرکز

زمان تحویل غذا به هتل
ساعت تحویل غذا، ناهار ساعت 10 صبح به بعد و شام ساعت 16:30 به بعد می‌باشد، در ساعات فوق آشپز می‌بایست در طبقه همکف محل اسکان حضور داشته و آماده تحویل‌گیری باشد. بدیهی است آماده‌سازی محل ورود ماشین غذا و جلوگیری از پارک ماشین‌ها و بسته شدن مسیر تحویل هیتر از اهمیت خاصی برخوردار و به عهده رابط غذا می‌باشد.
نکته مهم:
آشپز به محض دریافت غذا، نسبت به کامل بودن غذای تحویلی از حیث: موارد بهداشتی، مقدار و نوع غذا و دورچین اطمینان یافته و در صورت نقص در هر مورد فوراً مراتب را جهت کنترل و تأمین مجدد به اطلاع مدیر هتل رسانده تا توسط ایشان آشپزخانه را مطلع نمایند. دقت لازم به هنگام تحویل گرمکن، انتقال آن به محل مناسب و کنترل کارکرد صحیح آن بعمل آورده و خصوصاً در اماکنی که ورود گرمکن به ساختمان با مشکلاتی روبه‌روست، قبلاً تمهیدات لازم اندیشید با همکاری چند نفر از عوامل هتل در کمک به تحویل‌گیری و انتقال به محل کاروان ضروری است، در هر حال مسئولیت دقت در تحویل‌گیری و نقل و انتقال گرمکن با مدیر محترم هتل خواهد بود.
شایسته است با راننده و مسئول توزیع غذا همکاری لازم را جهت تحویل‌گیری سریع گرمکن‌ها نموده تا خودرو حمل غذا بتواند به موقع غذای دیگر هتل‌ها را تحویل نماید.
زمان عودت هیترها:
جهت دریافت گرم‌کن‌های خالی ناهار هر روز از ساعت 30/14 و شام از ساعت 30/22 شب به هتل مراجعه می‌شود لازم است ضمن آمادگی، گرم‌کن به همراه تمامی ظروف داخل آن (که کاملاً تمیز شده) در طبقه همکف هتل با حضور رابط غذا آماده تحویل به خودرو باشد.

تعداد غذا:
آمار غذای تحویلی به هتل‌ها عبارت است از (آمار هتل + عوامل ایرانی هتل + عوامل بومی آشپزخانه و رستوران) + درصد اضافی مصوب که در این میان تعدادی نیز غذای رژیمی تحویل می‌شود که آمار آن از مجموع امار هتل کسر می‌شود. بدیهی است چنانچه نسبت به کمیت آن نیز نیاز به تجدید نظر دارید ستاد را کتباً در جریان امر قرار داده و در فرم همراه هیتر نیز منعکس نمایید.
گرمکن‌های حمل غذا (هیتر):
1. درجه‌ حرارت مطمئنه بین 65 تا 75 درجه می‌باشد که بر روی دستگاه توسط نشاندهنده مشخص می‌باشد.
2. از قبل لازم است نسبت به جای قرار گرفتن و برق مورد نیاز (220 ولت و پریز 2 شاخه) برای نصب صحیح گرم‌کن در محل اقامت خود اطمینان کامل پیدا کرده و رابط تغذیه هتل منحصراً مسئول آن می‌باشد و به هنگام تحویل غذا پس از کنترل‌های لازم ورقه رسید را امضاء و ممهور به مهر هتل نماید.
3. در داخل گرمکن (سمت چپ بالا) مکانی جهت ریختن آب پیش‌بینی شده که بلافاصله پس از استقرار گرمکن به مقدار نیم‌ لیتر در این ظرف ریخته تا بخار متصاعد شده از آن باعث تازه نگه داشتن غذای داخل گرمکن شود، پس از اتمام توزیع حتماً آب داخل آن را خالی کرده تا به هنگام حمل مجدد آسیبی به دستگاه وارد نشود.
4. با توجه به محدود بودن تعداد گرمکن‌ها می‌باید نهایت دقت در حمل و نقل و نگهداری آن صورت گرفته و به هنگام حمل آن فقط از دستگیره مخصوص آن استفاده نموده و در محل‌های ناهموار حرکت نداده، به منظور حفظ درجه حرارت به محض دریافت گرمکن آن را به طور کامل در محل خود مستقر نموده و به برق وصل نموده و از باز کردن ـ درب آن تا هنگام صرف غذا جداً خودداری نمایید، پس از پایان توزیع غذا پریز آن را از برق خارج می‌نماییم.
5. از شستشوی داخل و بیرون هیتر جداً خودداری کرده و از وارد کردن جسم خارجی به داخل گرمکن اجتناب نموده و از زدن ضربه به داخل و خارج گرمکن خودداری کرده، برای پاکیزه کردن گرمکن‌ها از دستمال نیمه‌ تر استفاده شود.
6. پس از اتمام توزیع غذا بلافاصله سینی‌ها (سفندیش‌های) خالی غذا را شستشوی کامل داده و پس از خشک نمودن، داخل گرمکن گذاشته و به همراه گرمکن (که آن نیز با دستمال مرطوب تمیز شده) آماده تحویل شود. و به هیچ عنوان و تحت هیچ شرایطی از سینی‌های مربوطه استفاده غیر نکرده و پیوسته پس از اتمام کار آن را در جای مخصوص داخل هیترها بگذارید تا به لبه‌های آن آسیب وارد نشود.
7. هرگونه مشکل احتمالی در مورد گرمکن‌ها می‌بایست فوراً توسط مدیر محترم با آشپزخانه در میان گذاشته شود تا نسبت به رفع آن اقدام بعمل آید.
نکات مهم:
همان‌گونه که استحضار دارید چگونگی ارائه و تزئین غذا نقش مهمی در تکمیل کیفیت غذا داشته و با تحریک ذائقه زائرین میزان رضایت آنان را ارتقاء می‌دهد لذا توجه مدیران محترم را به نکات زیر جلب می‌نماییم:
1. دورچین غذا که در برنامه غذایی مشخص شده است، حداقل دورچین بوده و با توجه به ذائقه زائرین و استان مورد نظر دورچین اضافه تهیه و در اختیار زائرین قرار گیرد.
2. آرایش با سلیقه غذا با استفاده از دورچین آشپزخانه و دورچین هتل نشانه اهمیت و توجه به موجود بودن هیتر و گرم نگه داشتن آن تا آخرین دقایق موجب می‌شود که غذای زائرین با حرارت و داغ تحویل ایشان شود.
3. سرو غذا با توجه به موجود بودن هیتر و گرم نگه داشتن آن تا آخرین دقایق موجب می‌شود که غذای زائرین با حرارت و داغ تحویل ایشان شود.
4. پیاز موجود در دورچین غذا به صورت بهداشتی و کامل و به دور از نصف کردن و در معرض هوا قرار گرفتن به زائرین تحویل تا توسط خود ایشان هنگام صرف غذا به قطعات تقسیم شود.
5. هنگام سرو غذا حتماً آشپز هتل ملبس به لباس بهداشتی و دستکش و کلاه و ماسک باشد.
6. در صورتی که ناهار هتل تا ساعت 12:20 و شام تا ساعت 19:00 به کاروان نرسید ابتدا با مسئول توزیع آشپزخانه و در صورت ادامه تأخیر با مسئول آشپزخانه تماس حاصل نمایید.
7. برنج ارائه شده به شما به دلیل طی مسافت و گذشت زمان قدری به هم فشرده می‌شود توصیه می‌شود قبل از توزیع حتماً (پشت کفگیر خورده) سپس توزیع شود.
8. ساعت توزیع ناهار بین زائرین 12:45 الی 14:30 و ساعت توزیع شام بین زائرین بعد از نماز عشاء تا ساعت 21:30 خواهد بود. (تا 30 دقیقه پس از ساعت رسمی به کسانی که به هر دلیلی با تأخیر وارد هتل می‌شوند با غذای گرم و با روی گشاده از غذای موجود استفاده نمایند.
استثنائاً شب‌های جمعه به نحوی غذا توزیع شود که زائرین علاقمند به شرکت در مراسمات دعای کمیل هتل حداکثر تا ساعت 21:30 در محل برگزاری دعا استقرار یافته باشند.
همچنین تعدادی از هتل‌ها، رستوران و تعداد صندلی کافی ندارند که مدیر بایستی نیم ساعت زودتر توزیع غذا را بین زائرین شروع نماید.
ح) بخش‌هایی از قرارداد عمره (تعهدات شرکت‌های سعودی)
• پیوست شماره 3 قرارداد ـ شرایط خاص اسکان زائر
1. طرف اول ملزم به تأمین آب آشامیدنی سالم به منظور تهیه چای و همچنین تأمین برق مصرفی در طول مدت قرارداد است.
2. طرف اول متعهد به تضمین تعمیر و نگهداری وسایل و لوازم ساختمان محل اقامت زائران در طول شبانه‌روز می‌گردد.
3. طرف اول متعهد به تأمین نیروی انسانی مورد نیاز برای نظافت روزانه محل اقامت زائران و تعمیر وسایل موجود می‌گردد.
4. طرف اول متعهد به ارائه لیست نام کارگران خود و تهیه کارت بهداشت معتبر برای آنها می‌گردد.
5. طرف اول متعهد به تأمین سالم و بدون عیب وسایل و لوازم مورد استفاده در هتل می‌گردد.
6. کلیه دستورالعمل‌های بهداشتی صادره از سوی مراجع ذیربط ایران و سعودی درباره اسکان زائران باید مد نظر گرفته شود.
7. تمامی افراد شاغل در هتل باید دارای کارت بهداشت معتبر و قابل رؤیت و شناسایی باشند.
8. در هر طبقه محل مناسب امور خانه‌داری باید وجود داشته باشد.
9. نصب تابلوی خدمات خانه‌داری با عکس و مشخصات خانه‌دار طبقه در کنار اتاق اختصاص داده شده ضروری است.
10. نظافت راهروها و پلکان‌ها همچنین سیستم روشنایی آنها باید به طور دائم کنترل گردد.
11. با شهرداری منطقه به ویژه در زمینه تأمین بهداشت زائران و عدم اجازه به فعالیت‌ دستفروشان در اطراف هتل هماهنگی‌های لازم صورت گیرد.
12. هماهنگی لازم با مدیر ایرانی مستقر در هتل به ویژه هنگام نظافت اتاق‌ها.
13. سیستم ارتباط تلفن داخلی بین اتاق‌ها باید برقرار گردد.
14. تعداد کافی کارگر در بخش‌های مختلف هتل بکار گرفته شود و همچنین لیست کامل نام و مسئولیت‌های آنها در اختیار نماینده طرف ایرانی قرار گیرد. به ازای هر 28 اتاق در هتل‌های درجه 3 و 4 یک نفر عامل نظافت و به ازای هر 15 اتاق در هتل‌های درجه 2 یک نفر عامل نظافت و در مورد درجه 1 به حسب نظام هتلداری
15. تابلوهای راهنمای زائران در تمامی طبقات هتل نصب گردد.
16. لباس کارگران هر قسمت هتل باید به نحوی باشد که افراد هر بخش از نوع لباس شناسایی شوند.
17. هر گونه نقص فنی و عیب در وسایل موجود در هتل باید فوراً برطرف گردد.
مهم: در صورت عدم رفع نقص باید فوری اتاق جایگزین ارائه داده شود.
18. اتاق محل اقامت زائران باید کاملاً از یکدیگر جدا باشد و راه نفوذ صدا و یا نور به اتاق‌های همجوار گرفته شود.
19. تمامی قسمت‌های اتاق به طور دائم با داروی ضد حشرات سمپاشی گردد.
20. مدیران ایرانی هتل مجهز به تلفن همراه شوند.
21. تعداد کافی باربر برای حمل مواد غذایی، بار و لوازم سفر زائران در هر ساعت، بکار گرفته شود.
22. ساعت کار کارگران محلی با هماهنگی طرف اول تنظیم گردد.
23. مسئول کشیک هتل در طول ساعات شبانه‌روز مسئولیت پاسخگویی به زائران را برعهده دارد.
24. سیستم روشنایی اتاق‌ها و راهروها و سالن اجتماعات تأمین گردد.
25. سیستم خنک کننده اتاق‌ها و راهروها تأمین و هر روز کنترل گردد.
26. سرویس دستشویی از حمام به وسیله پرده نایلونی جداسازی گردد.
27. وسایل مورد نیاز در حمام فراهم گردد.
28. داشتن صندوق امانات برای کلیه هتل‌ها آن هم به تعداد کافی و به نسبت هتل‌ها ضروری می‌باشد و مسئول تحویل و تحول امانات زائرین با مسئول محلی هتل می‌باشد.
29. در قبال دریافت گذرنامه‌های زائرین رسید کتبی داده شود.
30. کلید اتاق‌ها در همه هتل‌ها به جهت مسائل ایمنی آن کارتی شود و از وسائل زائرین حفاظت شود.
31. درب قفل‌دار برای کلیه ثلاجه‌ها، فریزرها و آشپزخانه‌ها
32. در هر هتل ویلچر به اندازه کافی برای حمل افراد سالخورده پیش‌بینی شود. (به ازاء هر کاروان 2 عدد)
33. داشتن یک نفر آشنا به زبان فارسی جهت پاسخگویی به مراجعین در محل پذیرش هتل و پاسخگویی به تلفن توسط همین فرد (در صورت امکان)
34. تهیه و نصب نقشه شهر مکه مکرمه و مدینه منوره در محل استقبال هتل و در دید زائرین
35. نوار منشی تلفنی هتل‌ها به زبان فارسی تبدیل شود.
36. اتاق خواب عمال محلی در خارج از ساختمان محل اسکان زائرین ایرانی باشد.
37. تعداد کافی سماور برقی جهت نگهداری آب جوش برای تهیه چای در کلیه طبقات هتل‌ها وجود داشته و مسئولیت آن با عوامل محلی هتل می‌باشد.
38. طرف اول ملزم است ملافه‌های هتل‌های درجه 1 را مطابق سیستم هتل‌های درجه 1 دنیا تغییر و تعویض نماید. در هتل‌های درجه 2 هر دو روز یک بار، و در درجه 3 و 4 هفته‌ای دو بار تعویض نماید.
39. اختصاص دادن پارکینگ برای ماشین‌های ستادی و کارمندان بعثه در هتل‌هایی که مستقر هستند به گونه‌ای که مخالف قوانین راهنمایی و رانندگی عربستان و یا مخالف ایمنی نباشد.
40. هر هتل لازم است انبار مناسبتی برای نگهداری مواد غذایی و تدارکاتی داشته باشد.
41. تعداد خدمه بومی در هتل‌های درجه 2 و 3 و 4 تا 300 زائر 8 نفر تا 600 نفر زائر 12 نفر تا 900 نفر زائر 16 نفر بری هر شیفت در اختیار مدیر ثابت هتل قرار می‌گیرد.
42. برای حمل مواد غذایی و تدارکات تا 300 نفر زائر 2 کارگر، 600 نفر به بالا 4 نفر کارگر در اختیار مدیر ثابت هتل قرار می‌گیرد.
• پیوست شماره 4 قرارداد ـ وسائط حمل و نقل زائران
1. صندلی وسایل حمل و نقل زائران باید راحت و سالم باشد.
2. داخل وسایط حمل و نقل باید تمیز باشد.
3. طرف دوم متعهد به تأمین آب آشامیدنی سرد و بهداشتی در وسایط نقلیه به تعداد مسافران زائر که هر نفر دو بطری و هر بطری 33/0 لیتر باشد.
4. وسایط نقلیه باید مجهز به تلویزیون، ویدئو، پخش نوار و بلندگو باشد.
5. طرف دوم تعدادی نوار به منظور راهنمایی زائران در طول مسیر تهیه و در اختیار طرف اول قرار می‌دهد. در ضمن رانندگان وسایط حق استفاده از نوارهای دیگر را ندارند.
6. رانندگان وسایط باید از تجربه کافی در کار خود برخوردار باشند.
7. رانندگان وسایط باید به زبان عربی آشنا و در حرفه خود مهارت داشته باشند.
8. طرف دوم جدول زمانبندی حرکت وسائل نقلیه را 7 روز قبل از آمدن زائران تنظیم کرده و آنان را به طرف اول بفرستد.
9. برای طرف دوم جایز نیست که نوع غرامتی را در مورد حمل و نقل به حساب طرف اول هزینه کند. یا ماشین‌هایی را به حساب طرف اول اجاره کند مادامی که در ارائه جدول درخواست ماشین زائران برای بین شهرها و فرودگاه‌ها (برابر بند 8) و عمل ننماید و جداول را تحویل طرف اول ندهد (طبق مدت مقرر در این قرارداد).
10. طرف اول مسئولیت تضمین سلامتی بار زائران را برعهده دارد.
11. تمامی اتوبوس‌های حمل و نقل زائرین از جده به مدینه و مدینه به مکه و از مکه به جده می‌بایستی دارای راننده مجرب باشند.
12. اتوبوس‌های حمل و نقل زائر می‌بایستی 2 ساعت قبل از ورود زائرین به فرودگاه جده و براساس برنامه‌ پروازی ارائه شده در جلوی سالن خروجی فرودگاه حاضر باشند و فرم مخصوص اتوبوس‌ها می‌بایستی توسط نماینده طرف اول در فرودگاه امضاء گردد.
13. رانندگان از اخلاق خوب برخوردار بوده و به رعایت مواردی مثل احترام به زائرین، پوشیدن لباس فرم متحدالشکل و یکنواخت، عدم کشیدن سیگار، عدم پخش موسیقی به هنگام رانندگی، قوانین رانندگی متعهد باشند.
14. طرف اول متعهد به بیمه نمودن مسافرین و اعلام نوع بیمه به طرف دوم می‌باشد.
15. در صورت وقوع سانحه رانندگی طرف اول متعهد به انتقال مصدومین به بیمارستان‌های خصوصی بوده و کلیه هزینه‌های معالجات از طرف اول پرداخت و خسارت صورت گرفته به زائر را پرداخت نماید.
16. طرف اول تعدادی مشخص (براساس نیاز و توافق طرف اول) مینی‌بوس برای هر هتل تأمین که هر صندلی بای 4 نفر بیشتر نباشد که ‌این موضوع در قرارداد هتل‌ها درج خواهد شد و شماره مینی‌بوس‌ها در اختیار مدیر ایرانی قرار گیرد و هرگونه جایگزینی با اطلاع مدیر ایرانی صورت پذیرد.
17. حضور ناظرین برای کنترل مینی‌بوس‌ها و سالم بودن آنها ضرورت دارد.
18. اتوبوس‌ها بایستی از مدل 2007 به بالا و دارای کولر مناسب باشد.
19. به منظور کنترل تردد مینی‌بوس‌های هتل‌ها تعداد مشخص مینی‌بوس مورد نیاز برای هر هتل و براساس ظرفیت هتل خواهد بود. شماره مینی‌بوس‌ها می‌بایستی در اختیار مدیر ایرانی هتل قرار گیرد.
20. حضور ناظر از طرف شرکت حمل و نقل مربوطه برای نظارت بر عملکرد رانندگان.
21. طرف اول متعهد است که اتوبوس‌های حامل زائران را از نظر فنی بررسی کند تا اینک هیچ معطلی و مشکلی پیش نیاید.
22. طرف اول قرارداد ملزم است به اختصاص دادن تعداد کافی از مینی‌بوس‌ها در هتل‌های زائران ایرانی (که بیش از 400 متر از حرم دور باشد) آن هم به منظور جابجایی زائران ایرانی از هتل‌شان تا حرم و بالعکس در طول شبانه‌روز و با حساب هر صندلی برای 4 زائر و ناظران ایرانی و نمایندگان ستاد برنامه حرکت مینی‌بوس‌ها را برنامه‌ریزی خواهند کرد البته در بعضی حالت‌ها مثل افراد مسن و پیر از این موضوع مستثنی هستند و این موضوع از طرف ناظران طرف دوم و با هماهنگی مدیران طرف اول قرارداد جهت تنظیم برنامه مینی‌بوس‌ها حرکت تعیین خواهد شد.
23. طرف اول تعهد می‌کند به اختصاص دادن تعداد مطلوبی از ماشین‌ها را با توصیفاتی که در بالا ذکر شد برای جابجایی زائران در درون شهر مکه مکرمه و مدینه منوره به منظور شرکت دادن زائران در مراسم دعای کمیل در شب‌های جمعه و دعای ندبه در صبح روز جمعه و سایر مناسبت‌های دینی و مذهبی و زیارات دوره. با توجه به ‌اینکه زیارات دوره به صورت روزانه در صبح‌ها خواهد بود و در صورت نیاز بعد از ظهرها.
24. آماده‌سازی و تأمین اتوبوس‌ها و یا ماشین‌های بدون صندلی برای افراد فلج و بیماران در هنگام نیاز و براساس درخواست ستاد مستقر در جده و مکه مکرمه و مدینه منوره.
25. تأمین آب شرب بهداشتی برای زائران معادل یک شیشه برای هر زائر در طول حرکت داخل شهرها برای زیارات دوره و 2 شیشه یا 3 کیسه یخ در خارج شهرها (هر شیشه 33/0 لیتر است).
26. تعیین کارگران محلی برای حمل بار زائران.
27. نظارت اتوبوس‌ها به صورت مداوم و چک کردن آنها و تعمیر مداوم و تعویض تایرها و تیوپ‌ها فرسوده.
28. تأمین گواهینامه رانندگی مخصوص برای رانندگان آمبولانس داخل شهرها.
29. اختصاص دادن اتوبوس‌‌های اضافی برای هر زیارت دوره.
30. اختصاص دادن اتوبوس اضافی در دو فرودگاه جده و مدینه هنگامی که هواپیمای حامل زائران بوئینگ 747 یا ایرباس باشد.
31. اختصاص رانندگانی که آشنایی کافی در منتقل ساختن زائران ایرانی داشته باشند برای اینکه آشنا با روش‌ها و فرهنگ زائران ایرانی باشند.
32. اگر اتوبوس‌ها به مدت یک ساعت قبل از برنامه زمانبندی اعلام شده در یکی از شهرهای جده و مکه و مدینه تأخیر نمایند از حق طرف دوم است که بهترین نوع اتوبوس را اجاره و مبالغ را از پرداخت‌های طرف اول باضافه 20% جریمه پس از اطلاع دادن به نماینده طرف اول کسر نماید.
33. طرف اول تمام هزینه‌های جانبی بیماران و آسیب‌دیدگان حوادث را به عهده می‌گیرد مانند اجاره کردن آمبولانس یا هلی‌کوپتر یا عصا و یا ویلچر طبق سفارش پزشک معالج.
34. طرف اول مستلزم به تجهیز کردن دفاتر بعثه در مکه و مدینه و جده و استراحت‌گاه‌های بین راه به ماشین آمبولانس می‌باشد.
35. نماینده طرف دوم برگه ویژه اتوبوس را امضاء کرده و مهر می‌زند برگه‌ای که از طرف نماینده ناظر ایرانی به راننده تحویل می‌شود و راننده باید پس از تحویل آن به مسئولان با امضاء و مهر کامل بتواند حقوق و اضافه‌کار خود را دریافت نماید.
• پیوست شماره 7 قرارداد ـ دفاتر اطلاع‌رسانی (استقبال زائران)
1. اختصاص جایگاه مخصوص نگهداری کلید اتاق زائران و یا نامه‌های رسیده به آنها.
2. اختصاص صندوق‌های ویژه نگهداری امانت‌های زائران به اندازه کافی با مسئولیت مدیر بومی هتل
3. نصب ساعت در انظار عمومی زائران به منظور تعیین زمان‌های نماز (در لابی هتل‌ها)
4. نصب تلویزیون و ویدئو در سالن پذیرایی و سالن استقبال به جز هتل‌های درجه 1
5. اختصاص تعدادی دستشویی و توالت مجهز به صابون مایع در سالن استقبال هتل اقامت زائران
6. نصب قفسه در طبقه همکف جهت کتاب‌های قرآن و دعا
7. لزوم آشنایی مدیران و کارمندان دفاتر اطلاع‌رسانی به زبان عربی و یا انگلیسی
8. تحویل کلید اتاق زائران براساس کارت و جدول مربوطه
9. تحویل گذرنامه زائران و نگهداری در محل امن و پس دادن آنها هنگام ترک هتل
10. نصب تابلوی آگهی در سالن استقبال به منظور نصب آگهی‌های مربوط به گروه
11. قرار دادن صندوق کمک‌های اولیه با امکانات بهداشتی و دارویی در سالن اصلی استقبال
• پیوست شماره 8 قرارداد ـ لیست وسایل و لوازم مورد نیاز اتاق‌ها
1. پتوی مناسب (طبق نظر طرف ایرانی)
2. دو عدد روتختی تمیز و غیرمستعمل (طبق نظر طرف ایرانی)
3. دو عدد بالش روکشدار برای هر تخت
4. دستمال کاغذی
5. سطل آشغال با پلاستیک
6. یک عدد حوله بزرگ و یک عدد حوله کوچک برای هر زائر (طبق نظر اول)
7. شامپو نوع 250 گرمی و صابون ممتاز 6 عددی برای هر زائر در 6 روز
8. پودر لباسشویی هر نفر یک قوطی برای 6 روز (180 گرمی)
9. نصب هواکش برای توالت حمام
10. دو جفت دمپایی پلاستیکی برای اتاق و حمام
11. میز مناسب
12. صندلی به تعداد زائران
13. قوری برقی یا فلاسک برای تهیه چای به گنجایش حداقل 5/1 لیتر
14. قندان و شکردان
15. سبد میوه و پیشدستی با کارد و چنگال و قاشق چایخوری به تعداد زائران
16. لیوان آبخوری و فنجان به تعداد زائران
17. نمکدان و سینی استیل
18. قرآن مجید
19. سجاده و قبله‌نما
20. تلویزیون رنگی
21. یخچال مناسب
22. کمد نگهداری لباس مجهز به آویز و جالباسی
23. خط تلفن داخلی
24. میز توالت با صندلی و آینه
25. تهویه مطبوع اتاق‌ها در طول شبانه‌روز
26. نور اتاق‌ها و راهروها کافی باشد
27. پنجره اتاق‌ها باید مجهز به پرده باشد
28. دستمال لوله‌ای توالت به حد کافی (در هتل‌های درجه 1 و 2)

• پیوست شماره 9 قرارداد ـ لیست وسایل و لوازم مورد نیاز رستوران‌ها
1. به تعداد کافی میز و صندلی شکیل و تمیز پایه استیل به تعداد زائران با 10% اضافی (طبق نظر طرف اول) غیرپلاستیک (در صورت بزرگ بودن رستوران)
2. به تعداد کافی ظروف و پیش‌دستی چینی و کارد و قاشق و چنگال با 10% اضافی
3. نصب چند خط تلفن در گوشه‌های رستوران
4. قرار دادن سفره پلاستیکی بر روی میزها با یک جعبه دستمال کاغذی برای هر میز
5. به تعداد کافی میز چرخدار پخش غذا از جنس پلاستیک ضد زنگ
6. به تعداد کافی سینی پخش غذا
7. میز غذاخوری دارای وسایل زیر باشد: نمکدان، فلفدان و سماق‌پاش، قندان، یک سبد میوه و نان به ازای هر 4 نفر یک عدد
8. ساعت دیواری
9. حشره‌کش برقی
10. ظروف باید از جنس بلور یا چینی پورسلین سالم باشد (از استفاده ظروف ملامین جداً پرهیز گردد)
11. صابون مایع در محل‌های عمومی هتل‌ها
12. لیوان یک بار مصرف جهت آب و لیوان چای
13. تعداد ظروف رستوران به حدی باشد که هنگام پذیرایی نیاز به شستشوی مجدد ظروف نباشد.
14. اختصاص تعداد کافی از کارگران آموزش دیده و توجه به شیوه‌ها و روش‌ها جهت پذیرایی و تقدیم غذا به زائران
15. چیدن میزهای غذاخوری به شکل مناسب به گونه‌ای که زائران بتوانند در اطراف میزها به آسانی جابه‌جا شوند با اختصاص تعدادی از قفسه‌های آلومینیومی در رستوران جهت حفظ وسایل و ملزومات رستوران
16. تقسیم محل رستوران برای خانم‌ها و آقایان
17. نصب بلندگوی داخلی با ضبط صوت
18. انجام نظافت و شستشوی کف رستوران به صورت مداوم و همیشگی
19. ضرورت پوشیدن لباس مخصوص کارگران رستوران و استفاده از دستکش و کلاه و داشتن کارت بهداشتی صادره از مراکز ذیصلاح که ثابت کند ایشان بیماری واگیر ندارند.
20. در اختیار گذاشتن آب برای چای به اندازه کافی و مطابق درخواست طرف دوم
21. اختصاص دستگاه‌های گرم‌کن غذا در رستوران‌ها
22. اختصاص دادن گرم‌کن برای سالن غذاخوری برای حفظ غذا
23. اختصاص یک ماشین ظرفشویی اتوماتیکی مجهز به سیستم ضدعفونی و مواد شوینده مطابق تعداد زائران
24. نصب قفسه‌های شبکه‌دار جهت گذاشتن ظروف و بشقاب‌ها پس از شستشو
25. نصب قفسه‌های فلزی دیواری جهت نگهداری و چیدن ظروف و بشقاب‌ها
• پیوست شماره 10 قرارداد ـ‌ سالن اجتماعات و سخنرانی
1. سالن اجتماعات باید گنجایش تعداد کافی زائران را دارا باشد
2. مجهز به سیستم تهویه باشد
3. مجهز به سیستم پخش صدا و بلندگو برقی با تمام تجهیزات باشد
4. کف آن از موکت درجه یک پوشیده باشد
5. دارای میز برگزاری اجتماعات مجهز به صندلی و میکروفون باشد
6. درب و راهروی ورود و خروج به اندازه کافی وسیع باشد
7. مجهز به پارتیشن به منظور جداسازی زنان از مردان باشد
8. دیوار سالن با رنگ ملایم نقاشی شده باشد
9. به صورت روزانه نظافت گردد
10. در صورتی که سالن اجتماعات در هتل نباشد طرف دوم بایستی با استفاده از رستوران و بکارگیری عمال محلی به تعداد کافی جهت آماده‌سازی سالن برای سخنرانی اقدام و پس از اتمام مجلس مجدداً جهت رستوران و غذا خوردن آماده گردد.
11. دارای سیستم خنک کننده باشد
• پیوست شماره 11 قرارداد ـ وسایل مورد نیاز آَشپزخانه
1. فضای آشپزخانه باید دارای گنجایش کافی و متناسب با کار آشپزی باشد.
2. تمامی دیوارها و کف آشپزخانه باید با سرامیک پوشیده باشد.
3. به تعداد کافی کمد به منظور نگهداری وسائل داشته باشد.
4. مجهز به سیستم تهویه و روشنایی مطلوب باشد.
5. یخچال و فریزر به اندازه کافی، به منظور نگهداری آب و نوشابه و غذا تأمین شود.
6. دارای وان به منظور شستن سبزیجات و میوه باشد.
7. مجهز به تعدادی میز پوشیده با سنگ مرمر باشد.
8. مجهز به کپسول آتش‌نشانی به اندازه مناسب باشد.
9.  مجهز به سیستم گرم کننده غذا به اندازه کافی باشد.
10. مجهز به ظرفشویی اتوماتیک برقی با گنجایش مناسب باشد.
11. دارای حشره‌کش برقی به اندازه کافی باشد.
12. دارای مواد تمیز کننده و ضدعفونی کننده سبزیجات مانند پرمنگنات و کلر باشد.
13. دارای سالاد‌زن اتوماتیک باشد.
14.  مجهز به هواکش قدرتمند باشد.
15. مجهز به سیستم خنک کننده مطلوب باشد.
16. مجهز به یخچال و فریزر به اندازه کافی باشد (جهت نگهداری مواد غذایی)
17. مجهز به جعبه کمک‌های اولیه با لوازم آن باشد.
18. دارای قفسه آلومینیومی به منظور نگهداری ظروف و لوازم آشپزخانه باشد.